مكتب المفتش العام لإعادة إعمار العراق إدارة عقود البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة في جنوب وسط العراق عمار العد SIGIR 05-023 رقم التقرير 23 كانون الثاني/يناير 2006 الحم في العراق الادة العمال المفتش العام لإعادة إعمار العراق 23 كانون الثانييناير 2006 الموضوع: إدارة عقود البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة في جنوب وسط العراق (SIGIR-05-023 التقرير رقم) نُقدّم هذا التقرير لمعلوماتكم واستخدامكم. أجرينا هذا التدقيق وفقاً لو اجباتنا القانونية التي نص عنها القانون العام رقم 108-106 ، كما تم تعديله، والذي يفرض إجراء تدقيقات مستقلة وموضوعية تتعلق بالبرامج والعمليات الممولة من الأموال المخصصة أو المتوفرة عن طريق صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق. يفرض القانون العام 106-108، كما تمّ تعديله، بأن نؤمن القيادة المستقلة والموضوعية، والتنسيق، وبأن نقدم التوصيات، بشأن السياسات الموضوعة لتعزيز التوفير، والفعالية، والكفاءة في إدارة مثل هذه البرامج والعمليات، ولمنع الهدر، والاحتيال، وإساءة الاستخدام والكشف عنها. لم يستجب رئيس البعثة في سفارة الولايات المتحدة في بغداد لمسودة هذا التقرير . لكننا أخذنا في عين الاعتبار ملاحظات مكتب إدارة القيادة المشتركة للعقود في العراق وأفغانستان، ومجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق، على مسودة هذا التقرير عند إعداد التقرير النهائي. ولقد توافقت ملاحظات هذه المنظمات مع المتطلبات ولم تترك أية مسائل عالقة. طلب من رئيس البعثة في سفارة الولايات المتحدة في بغداد، تقديم ملاحظاته على التقرير النهائي قبل 13 شباط/فبراير 2006 . يرجى إرسال ملاحظات الإدارة بالبريد إلكتروني (باستعمال • .SIGIR AuditReport@sigir.mil إلى (Adobe Acrobat "برنامج "آدوب أكروبات إننا نقدر حسن معاملتكم لموظفينا. لمزيد من المعلومات حول هذا التقرير، يرجى الاتصال يرجى الاتصال بالسيد جوزيف تي. ماك درموت، أو بالبريد الإلكتروني على العنوان أو بالسيد كليفتون سبرويل بالهاتف على الرقم an ) ) 16 بالبريد الإلكتروني على العنوان cifton.spruill@iraq.centcom.mil. يرجى الرجوع إلى الملحق "ج" فيما يخص توزيع التقرير . ستيوارت دبليو بوين جونيور tno Tamef. المفتش العام 400 Army Navy Drive • Arlington, Virginia 22202 المفتش العام لإعادة إعمار العراق SIGIR-05-023 : رقم التقرير 23 كانون الثاني/يناير 2006 إدارة عقود البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة في جنوب وسط العراق موجز تنفيذي المقدمة: يُشكّل هذا التقرير واحداً من سلسلة تقارير تعالج أنظمة الرقابة على المدفوعات النقدية، وإدارة العقود، وإدارة المنح لسلطة الائتلاف المؤقتة في منطقة جنوب وسط العراق. يناقش تقرير التدقيق هذا العملية المستعملة للتفويض، والمِنَح، والتنفيذ، والمراقبة للعقود لدى سلطة الائتلاف المؤقتة في منطقة جنوب وسط العراق. خلال 2004 - 2003، استعملت سلطة الائتلاف المؤقتة العقود لشراء المنتجات أو الخدمات. كان الغرض من هذه العقود المساعدة في تنفيذ برامج أو مشاريع تفيد مباشرة الشعب العراقي أو تساعده في إعادة إعمار العراق واستعادة عافيته. بين تشرين الأول/أكتوبر 2003 و حزيران/يونيو 2004، استعملت سلطة الائتلاف المؤقتة في منطقة جنوب وسط العراق الأموال المتوفرة من صندوق تنمية لعراق، عبر البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة، لمنح 907 عقود و لإجراء 1،212 عملية مشتريات صغيرة جدا تبلغ قيمتها حوالي 88,1 مليون دولار أميركي. الهدف: قد كان الهدف الإجمالي للتدقيق تحديد مدى التزام المسؤولين عن المدفوعات النقدية، في مواقع منتقاة في جنوب العراق، بالإرشادات المعتمدة، وبإجراء الرقابة المناسبة، والمحاسبة المتعلقة بالمدفوعات النقدية والإنفاقات من صندوق تنمية العراق. وخلال التدقيق، لاحظنا النواقص الحاصلة في مستندات منح العقود، فوَسعنا مجال عملنا لتحديد ما إذا كان موظفو سلطة الائتلاف المؤقتة في جنوب وسط العراق يقومون بإدارة العقود بشكل صحيح. لنتائج: لم يقم الموظفون في منطقة جنوب وسط العراق، بظل توجيهات سلطة الائتلاف المؤقتة، بالإدارة الفعالة ل 907 عقود و 1،212 عملية مشتريات صغيرة جداً، مُنحت من خلال البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة، بلغت قيمتها 88,1 مليون دولار. ونتيجة مراجعتنا ل 907 عقود و 1،212 عملية مشتريات صغيرة جداً تبيّن أن • أربعة (4) مشاريع، استُعمل لأجلها 20 عقداً (2,2 بالمئة من مجموع العقود) إضافةً إلى عدة تعديلات على العقود، تبلغ قيمتها الإجمالية حوالي 9,1 مليون دولار، تمّت تجزئة احتياجاتها كي تبقى قيمة العقود الممنوحة دون القيمة القصوى الموافق عليها لهذه العقود والبالغة 500،000 دولار أميركي، وذلك بهدف التحايل على المراجعات المطلوبة. • 158 عقداً (17,4 بالمئة)، تبلغ قيمتها الإجمالية حوالي 16,3 مليون دولار، إما لم تمنح بشكل تنافسي أو لم تتضمن المستندات التي تُبين حصول عملية تنافسية؛ وكذلك 26 ملف عقود (3 بالمئة)، تبلغ قيمتها الإجمالية حوالي 2,6 مليون دولار، لم تتضمن أي عقد موقع. 11 عقداً (1,2 بالمئة)، تبلغ قيمتها الإجمالية أكثر من 5,6 مليون دولار، مُنحت دون تفويض صحيح؛ و 38 عقداً (4,2 بالمئة) تبلغ قيمتها الإجمالية حوالي 7 ملايين دولار، مُنحت بعد تاريخ نقل مسؤولية صندوق تنمية العراق الى الحكومة العراقية، بتاريخ 28 حزيران/يونيو 02004 91 مشروعاً (10,7 بالمئة)، تبلغ قيمتها الإجمالية حوالي 11,6 مليون دولار، تم تسديد كامل ليمتها عند توقيع العقد، ولم يتم التحقق من إنجاز أعمال المشروع؛ و 11 عقداً (1,2 بالمئة) دُفع بموجبها أكثر مما تستحق بحوالي 571،823 دولار أميركي؛ وتمّ إنفاق حوالي 515،000 دولار أميركي على رواتب وعمليات سلطة الائتلاف المؤقتة وذلك انتهاكاً لإرشادات مجلس مراجعة البرنامج رقم 06.2 (المعدل)؛ كما فقدت مبالغ تتراوح بين 47،000 و 87،000 دولار أميركي نقداً لكن لم يتم الإبلاغ عنها إلى المراقب المالي العام لسلطة الائتلاف المؤقتة؛ وتم تحويل حوالي 23 مليون دولار الى موظفين غير مفوضين، لكن المستندات أظهرت فقط إنفاق 6,3 مليون دولار لمقاولين ما أدى إلى فقدان 16,7 مليون دولار. • 286 ملفا من ملفات العقود (31,5 بالمئة)، تبلغ قيمتها الإجمالية حوالي 31 مليون دولار، لم تضمن شهادات إنجاز رغم إنفاق 24 مليون دولار على المشاريع؛ بينما فقدت مستندات ملفات عقود أخرى بقيمة 12,6 مليون دولار تقريباً على شكل دفعات نقدية، وبالتالي تعذر التأكد ما إذا كان قد تمّ الدفع للمقاولين مقابل الأعمال المُنفذة. • لم يتم الاحتفاظ بسجل للممتلكات من أجل توثيق الممتلكات التي تمّ شراؤها من أموال البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة؛ وكانت هناك ملفات عقود لشراء 160 مركبة، تبلغ قيمتها الإجمالية حوالي 3,3 مليون دولار، لم توثق مستندات تسليم المركبات ولا يوجد إلاّ عدد محدود من المستندات في ملفات العقود للتأكد ما إذا كان المستفيد قد استلم فعلياً هذه المركبات؛ b وتمّ شراء ذخائر وأسلحة، لكن لم يتم الاحتفاظ بسجلات مفصلة حول تسلمها وتوزيعها وتعذر حديد مواقع بعض الأسلحة. 346 عملية مشتريات صغيرة جداً (28,5 بالمئة) تجاوزت المبلغ الأقصى المحدد للمشتريات الصغيرة جداً وقدره 5،000 دولار أميركي، ولم يتم الاحتفاظ بالمستندات المطلوبة في ملفات لعقود الممنوحة التي تتجاوز قيمتها 5،000 دولار؛ ولم يتضمن 387 ملفاً من ملفات عمليات المشتريات الصغيرة جداً (31,9 بالمئة) على مستندات الدفع؛ ولم يتضمن 786 ملفاً (64,9 بالمئة) على فاتورة شراء؛ ولم يتضمن 838 ملفاً (69,1 بالمئة) على مستندات الإنجاز . لقد استنتجنا، بالاستناد إلى المستندات التي تمّ التدقيق فيها خلال مراجعتنا، أن سلطة الائتلاف المؤقتة في منطقة جنوب وسط العراق قد أخفقت في إدارة العقود وعقود المشتريات الصغيرة جداً في برنامج الاستجابة السريعة بصورة وافية. ضعف الرقابة الداخلية المادية: حدد تدقيقنا أوجه ضعف في أنظمة الرقابة الداخلية المادية. فوكلاء الحكومة الأميركية وشركاء الائتلاف لم يلتزموا بالإرشادات المعتمدة ولم ينفذوا رقابة صحيحة ولم يحتسبوا بدقة الأصول النقدية العراقية. إضافةً لذلك، واعتماداً على عملية منح وإدارة العقود التي تمّ قييمها من جهتنا، لم تكن هناك ضمانات لعدم حصول حالات احتيال، وهدر، وسوء استخدام في إدارة الأصول. مؤشرات عن عمليات احتيال محتملة. خلال عملية التدقيق هذه، وجدنا مؤشرات عن عمليات احتيال حتملة وحوّلنا هذه المسائل الى مساعد المفتش العام لإجراء التحريات والى مكتب المفتش العام لإعادة إعمار العراق لاتخاذ التدابير المناسبة. وما تزال التحريات ذات الصلة بالموضوع مستمرة. التوصيات السابقة. لقد أصدرنا أربعة تقارير سابقة متعلقة بالرقابة على المدفوعات النقدية، وإدارة العقود، وإدارة المنح لدى سلطة الائتلاف المؤقتة لمنطقة جنوب وسط العراق(1). (1) هذه التقارير الأربعة كانت: تقرير SIGIR 05-006، "الرقابة على المدفوعات النقدية المتوفرة لجنوب وسط العراق"، بتاريخ 30 نيسان/أبريل 2005؛ وتقرير SIGIR 05-015، "إدارة منح عقود برنامج الاستجابة السريعة في جنوب وسط العراق"، بتاريخ 25 تشرين الأول/أكتوبر 2005؛ وتقرير SIGIR 05-016، "إدارة العقود والمنح المستعملة لإنشاء وتشغيل أكاديمية الشرطة في بابل"، بتاريخ 26 تشرين أول/أكتوبر 2005؛ وتقرير SIGIR 05-020، "إدارة العقود والمنح والمشتريات الصغيرة جدا المستعملة لإعادة تأهيل مكتبة كربلاء"، بتاريخ 26 تشرين الأول/أكتوبر 2005. أصدرنا ما مجموعه 31 توصية الى الإدارة في هذه التقارير الأربعة. واستجابة للتوصيات الصادرة في هذه التقارير الأربعة، وافقت الإدارة بوجه عام على اتخاذ التدابير اللازمة لحل المشاكل التي تمّ بحثها، والبدء بتنفيذ التدابير بخصوص التوصيات المعنية. لذلك، فإن التوصيات الصادرة في هذه التقارير الأربعة السابقة التي تنطبق على هذا التدقيق لن تتكرر هنا. التوصيات: بما أنه تم حل سلطة الائتلاف المؤقتة في 28 حزيران/يونيو 2004، فإننا نوجه التوصيات الى اثنين من أربع منظمات خلفتها: القيادة المشتركة للعقود في العراق وأفغانستان، ومجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق، بغداد؛ وكذلك إلى سفير الولايات المتحدة الى العراق. 1- نوصي سفير الولايات المتحدة الى العراق أن يسترجع تحديداً مبلغ 571 ،823 دولار تم دفعه بشكل زائد عن المبالغ المستحقة لِ 11 عقداً. 2- نوصي اللواء القائد للقيادة المشتركة للعقود في العراق وأفغانستان إنشاء التوثيق الملائم والمطلوب لتسجيل الاستلام والتوزيع لكافة الممتلكات المشتراة. 3- نوصي قائد مجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق أن يفرض على وكلاء الدفع تأمين المستندات الملائمة المتعلقة بالموافقة على العقود قبل الدفع. ملاحظات الإدارة والاستجابة الى تقرير التدقيق. وافق اللواء القائد، القيادة المشتركة للعقود في العراق وأفغانستان، والقائد، مجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق على النتائج والتوصيات، وكانت الملاحظات التي استلمناها مستجيبة بالكامل. زودنا نسخة من مسودة هذا التقرير في 29 كانون الأول/ديسمبر 2005، إلى رئيس البعثة في سفارة الولايات المتحدة في بغداد. لم يتم استلام أية ملاحظات إدارية على مسودة هذا التقرير . لذلك، نطلب من رئيس البعثة تزويد ملاحظاته على هذا التقرير النهائي بحلول 13 شباط/فبراير 2006. جدول المحتويات الموجز التنفيذي المقدمة الخلفية الهدف النتائج إدارة العقود وعقود المشتريات الصغيرة جداً في منطقة جنوب وسط العراق الملاحق أ- النطاق والمنهجية ب- إرشادات سلطة الائتلاف المؤقتة المطبقة على العقود وعلى عقود المشتريات الصغيرة جداً ج- المسؤوليات التنظيمية لسلطة الائتلاف المؤقتة على العقود وعقود المشتريات الصغيرة جدا د- المسؤوليات التنظيمية لحكومة الولايات المتحدة على العقود وعقود لمشتريات الصغيرة جداً ه - العقود التي دُفع لها أكثر مما تستحق و - توصيات تقرير التدقيق السابق - تقرير المفتش العام لإعادة إعمار العراق رقم 05-006، "الرقابة على الأموال النقدية المزودة إلى منطقة جنوب وسط لعراق"، 30 نيسان/ أبريل 2005 ز - توصيات تقرير التدقيق السابق - تقرير المفتش العام لإعادة إعمار العراق رقم 05-015، "إدارة منح البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة في جنوب وسط لعراق"، 25 تشرين الأول/أكتوبر 2005 ح- توصيات تقرير التدقيق السابق - تقرير المفتش العام لإعادة إعمار العراق رقم 05-016، "إدارة العقود والمنح المستعملة لإنشاء وتشغيل أكاديمية الشرطة في بابل"، 26 تشرين الأول/أكتوبر 2005 ط - توصيات تقرير التدقيق السابق - تقرير المفتش العام لإعادة إعمار العراق رقم 05-020، "إدارة العقود والمنَح والمشتريات الصغيرة جداً لإعادة تأهيل مكتبة كربلاء"، 26 تشرين الأول/أكتوبر 2005 ي - المختصرات ك - توزيع التقرير ل - أعضاء فريق التدقيق ملاحظات الإدارة اللواء القائد، القيادة المشتركة للعقود في العراق وافغانستان القائد، مجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق المقدمة الخلفية إن تقرير التدقيق هذا هو واحداً من سلسلة تقارير تعالج أنظمة الرقابة على المدفوعات النقدية، وإدارة العقود، وإدارة المنح على يد سلطة الائتلاف المؤقتة في منطقة جنوب وسط العراق. يناقش تقرير التدقيق هذا العمليات المعتمدة في التفويض، والمنح، والتنفيذ، والإشراف للعقود ضمن سلطة الائتلاف المؤقتة (CPA) في منطقة جنوب وسط العراق. لنظام رقم السلطة الانتلاف المؤقتة. أصدر المدير الإداري لسلطة الائتلاف المؤقتة النظام رقم 1 سلطة الائتلاف المؤقتة بتاريخ 16 أيار/مايو 2003. يصف النظام رقم 1 سلطات وأغراض سلطة الائتلاف المؤقتة ويحدد: بجب على سلطة الائتلاف المؤقتة أن تقوم بممارسة سلطات حكومية مؤقتة لتأمين الإدارة لفعّالة للعراق خلال فترة الإدارة الانتقالية، واستعادة الأمن والاستقرار، وإنشاء ظروف بستطيع فيها الشعب العراقي أن يقرر مستقبله السياسي بحرية، بما في ذلك توفير الدعم لاستعادة وإقامة مؤسسات وطنية ومحلية لحكومة تمثيلية، وتسهيل إعادة إنعاش الاقتصاد، وإعادة الإعمار المستديم والتنمية. صندوق تنمية العراق. أشار قرار مجلس الأمن في الأمم المتحدة رقم 1483، الذي صدر بتاريخ 22 يار/مايو 2003، إلى إنشاء صندوق تنمية العراق (DFI) وعيّن مسؤولية إدارة الصندوق الى سلطة الائتلاف المؤقتة. لحظ القرار أنه على سلطة الائتلاف المؤقتة إدارة نفقات صندوق تنمية العراق بالتشاور مع الإدارة المؤقتة للعراق. كذلك تطلّب القرار من سلطة الائتلاف المؤقتة استعمال صندوق تنمية العراق بطريقة شفافة لتلبية الحاجات الإنسانية لشعب العراق، وإعادة إنعاش الاقتصاد، وإصلاح البنية التحتية للعراق، ومواصلة نزع السلاح في العراق، ودفع تكاليف الإدارة المدنية في العراق، ولأغراض أخرى تفيد الشعب العراقي. كان صندوق تنمية العراق المحرك المالي الأول لتوجيه العائدات من مبيعات النفط العراقي المستمرة، وعائدات برنامج النفط مقابل الغذاء غير المحتجزة، وأصول العراق المالية المستعادة، نحو عملية إغاثة وإعادة إعمار العراق. خلال إدارة سلطة الائتلاف المؤقتة للعراق، قام المراقب المالي العام لدى سلطات الائتلاف المؤقتة بإدارة صندوق تنمية العراق، وكان مجلس مراجعة البرامج (PRB) مسؤولاً عن إصدار التوصيات حول صرف الموارد من صندوق تنمية العراق. راجع الملحق ب للإطلاع على النظام رقم 2 لسلطة الائتلاف المؤقتة، الذي ينطبق على صندوق تنمية العراق، والنظام رقم 3 لسلطة الائتلاف المؤقتة، الذي ينطبق على مجلس مراجعة البرامج. 1 إرشادات مجلس مراجعة البرامج . أصدر مدير مجلس مراجعة البرامج (PRB) أوامر إدارية تنطبق على إدارة العقود ضمن مناطق سلطة الائتلاف المؤقتة. ويعالج اثنان من هذه الأوامر الإدارية إدارة لبرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة (R3P): • إرشاد مجلس مراجعة البرامج PRB 06، "نظرة عامة حول البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة"، 27 أيلول/سبتمبر 2003. • إرشاد مجلس مراجعة البرامج PRB 06.2، "نظرة عامة حول البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة (معدل)"، 14 كانون الأول/ديسمبر 2003، و 25 كانون الثاني/يناير 2004. البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة. لقد استُمدّت أموال صندوق البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة من صندوق تنمية العراق، وقامت سلطة الائتلاف المؤقتة بتوفير هذه الأموال إلى الشعب العراقي لأعمال إصلاح وتحسين البنية التحتية الضرورية في العراق. كانت أهداف البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة خلق فرص عمل محلية، ودعم الصناعات المحلية، وتحفيز الاقتصاد. تم تصور البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة في بادئ الأمر بمثابة إنشاء معادلة مدنية لصندوق برنامج الاستجابة الطارئة للقائد (2). إضافةً لذلك، فقد صمم البرنامج لتوفير المرونة القصوى للمنسقين في الأقاليم والمحافظات من أجل تنفيذ تلك المشاريع التي تُلبي احتياجات مناطق مسؤولياتهم. شمل البرنامج ووسع سلطات برنامجي تمويل سابقين هما: برنامج الاستجابة الطارئة للمدير، الذي وفّر قدرة الاستجابة الطارئة. مبادرة الإعمار، التي وفرت سلطة تمويل أكبر للنشاطات الإنشائية. إن حدود السلطة الاستنسابية التي تمكنت المناطق بظلها من تنفيذ برامج دون الحصول على موافقة مسبقة من منسق البرنامج الإقليمي ارتفعت من 200،000 الى 500،000 دولار من خلال إرشاد مجلس مراجعة البرامج 06.2، بعنوان "مراجعة البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة"، كما تمّ تعديله بتاريخ 14 كانون الأول/ديسمبر 2003، و 25 كانون الثاني/يناير 2004. منطقة جنوب وسط العراق. أنشأت سلطة الائتلاف المؤقتة المكتب الإقليمي لمنطقة جنوب وسط العراق في ربيع العام 2003، المؤلفة من محافظات الانبار، وبابل، وكربلاء، والنجف، والقادسية والوسيط؛ ويغطي تقريباً نصف مساحة العراق. عمل موظفو المكتب الإقليمي لمنطقة جنوب وسط العراق مع الشعب العراقي وقوات التحالف لتحقيق الظروف الملائمة لإنشاء حكومة حرة سيادية، (2) وفقاً للقوات المسلحة المشتركة الموحدة - 7، الأمر الجزئي رقم 89، بتاريخ 19 حزيران إيونيو 2003، يجب استعمال صندوق تنمية لعراق للمساعدة في تمويل برنامج الاستجابة الطارئة للقائد، والذي بدوره يزود المساعدة في مجال إعادة الإعمار إلى الشعب العراقي. مُنتخبة ديمقراطياً في العراق. شملت الأولويات الأعلى للمكتب الإقليمي في منطقة جنوب وسط العراق قطاع الكهرباء، وحقوق الإنسان، والأمن، والاتصالات الاستراتيجية، وديمقراطية القبائل، وحقوق المرأة. المنظمات المسؤولة عن إدارة العقود. كانت سلطة الائتلاف المؤقتة هي السلطة المسؤولة عن الحكومة المؤقتة في العراق حتى 28 حزيران/يونيو 2004. بعد ذلك، استلمت الحكومة المؤقتة العراقية سلطة الحكم في العراق. انتقلت مسؤولية صندوق تنمية العراق من سلطة الائتلاف المؤقتة الى الحكومة المؤقتة العراقية في 28 حزيران/يونيو 2004. للمزيد من المعلومات حول المسؤوليات التنظيمية لسلطة الائتلاف المؤقتة المتعلقة بإدارة العقود لحين انتهاء وجودها بتاريخ 28 حزيران/يونيو 2004، راجع الملحق ج. نتيجة لحل سلطة الائتلاف المؤقتة، تولت أربع منظمات حكومية أميركية مسؤوليات إدارة العقود وعقود المشتريات الصغيرة جداً في العراق. لمزيد من المعلومات حول المسؤوليات التنظيمية الحالية لإدارة العقود وعقود المشتريات الصغيرة في العراق، راجع الملحق د. مكتب المشاريع والعقود. يحمل مكتب المشاريع والعقود الآن مسؤولية تقييم متطلبات العقود. الأمر الرئاسي للأمن القومي رقم 36، "عمليات حكومة الولايات المتحدة في العراق"، الصادر بتاريخ 11 أيار/مايو 2004، أنشأ مكتب المشاريع والعقود وأمره بتوفير الدعم الإداري لعمليات الشراء والمشاريع المتعلقة بالنشاطات في العراق، بحيث تشمل النشاطات المرتبطة بالعقود. ويتوجب على مكتب المشاريع والعقود رفع التقارير، عبر نائب مساعد وزير الجيش (السياسة والمشتريات)، إلى مساعد وزير الجيش للاستملاكات، واللوجستيات والتكنولوجيا. مكتب إدارة إعادة إعمار العراق. يحمل الآن مكتب إدارة إعادة إعمار العراق مسؤولية الموافقة على العقود. لقد أنشأ الأمر الرئاسي للأمن القومي رقم 36، "عمليات الحكومة الأميركية في العراق"، الصادر بتاريخ 11 آيار/مايو 2004، مكتب إدارة إعادة الإعمار ضمن وزارة الخارجية، وأمر تلك المنظمة بتسهيل المرحلة الانتقالية في العراق. يرفع مكتب إدارة إعادة إعمار العراق تقاريره إلى رئيس البعثة في العراق. القيادة المشتركة للعقود في العراق وأفغانستان. يحمل الآن رئيس نشاطات العقود، في لقيادة المشتركة للعقود في العراق وأفغانستان مسؤولية إدارة العقود. لقد أنشئت القيادة المشتركة لمعقود في العراق وأفغانستان في العام 2004 لتوحيد نشاطات العقود وهي ترفع تقاريرها، عبر مدير مساعد وزير الجيش (السياسة والمشتريات)، إلى مساعد وزير الجيش للاستملاكات واللوجستيات والتكنولوجيا. المراقب المالي المركزي لمجموعة دعم المنطقة المشتركة في وسط العراق. قد تحمل الآن مجموعة دعم المنطقة المشتركة في وسط العراق المسؤولية المالية (3) للعقود. لم يعد منصب المراقب المالي العام لدى سلطة الائتلاف المؤقتة، قائما لكونه جزءاً من سلطة الائتلاف المؤقتة، بتاريخ 28 حزيران /يونيو 2004. وعندما تمّ حل سلطة الائتلاف المؤقتة، أعيد تنصيب المراقب المالي العام لسلطة الائتلاف المؤقتة كمراقب مالي مركزي عام لدى مجموعة دعم المنطقة المشتركة في وسط العراق. وقد تابع المراقب المالي المركزي العام لدى مجموعة دعم المنطقة المشتركة في وسط العراق، تنفيذ نفس المهمات العائدة لذلك الجزء من صندوق تنمية العراق الذي لا يزال تحت إدارة الحكومة الاميركية. ترفع مجموعة دعم المنطقة المشتركة في وسط العراق التقارير إلى القائد، القوات المتعددة الجنسيات في العراق. الهدف كان الهدف الإجمالي للتدقيق تحديد ما إذا التزم المسؤولون عن الدفع في مواقع منتقاة في جنوب العراق بالإرشادات المطبقة وقاموا بمراقبة واحتساب الأصول النقدية والمبالغ المدفوعة من صندوق تمية العراق بصورة صحيحة. خلال عملية التدقيق، لاحظنا وجود نواقص في مستندات منح العقود ووسعنا نطاق عملنا لتحديد ما إذا كان الموظفون في المكتب الإقليمي في جنوب وسط العراق لدى سلطة الائتلاف المؤقتة، يديرون العقود بشكل صحيح. للإطلاع على بحث نطاق التدقيق، والمنهجية، وملخص التغطية السابقة، راجع الملحق أ. للإطلاع على تعريفات المختصرات المستعملة في هذا التقرير، راجع الملحق ر . وللإطلاع على قائمة أعضاء فريق التدقيق، راجع الملحق س. (3) كان المراقب المالي العام لمجموعة دعم المنطقة المشتركة في وسط العراق يؤمن الأموال إلى مناطق سلطة الانتلاف المؤقتة لدفع ستحقات العقود. بعد ذلك، تم إعادة مسؤولية مستندات الدفع إلى مكتب المراقب المالي العام المركزي لدى مجموعة دعم المنطقة المشتركة في وسط العراق لمراجعتها وتصفيتها، إدارة العقود وعقود المشتريات الصغيرة جداً في منطقة جنوب وسط العراق لم يتمكن موظفو المكتب الإقليمي في جنوب وسط العراق، بظل توجيهات سلطة الائتلاف المؤقتة، من تنفيذ إدارة فعالة ل 907 عقود و 1،212 عملية مشتريات صغيرة جداً، مُنحت عبر البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة، بلغت قيمتها 88,1 مليون دولار. حصل ذلك لأن موظفي المكتب الإقليمي في جنوب وسط العراق لم يقوموا دائماً: • باتباع السياسات والإجراءات المعتمدة للتفويض، والتنافس، والتوثيق الصحيح للعقود الممنوحة • باتباع السياسات والإجراءات المعتمدة لتجميع العقود الصغيرة سوية • برصد أداء المقاولين بشكل صحيح باتباع الإجراءات الفعالة لإنفاق أموال العقود • باحتساب الأموال المنفقة على العقود أو يحددوا كيفية استعمال هذه الأموال • بالإبلاغ عن المدفوعات النقدية المفقودة إلى المراقب المالي العام لسلطة الائتلاف المؤقتة، ولم يمنعوا دفع المبالغ التي تتجاوز القيمة المحددة للعقد، ولم يمنعوا الدفع لأغراض غير مفوضة • بالاحتفاظ بمستندات كافية في ملف العقود أو في سجل ممتلكات البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة. نتيجةً لذلك، ونتيجةً لمراجعة 907 عقود و 1،212 عملية مشتريات صغيرة جداً، تبيّن أن: أربعة (4) مشاريع، أستعمل لأجلها 20 عقداً (2,2 بالمئة من مجموع العقود) إضافة عدة تعديلات على العقود، تبلغ قيمتها الإجمالية حوالي 9,1 مليون دولار، يبدو أن متطلباتها قد جُزأت لإبقاء قيمتها تحت الحد الأقصى المقبول البالغ 500،000 دولار للتحايل على المراجعات المطلوبة. 158 عقدا (17,4 بالمئة)، تبلغ قيمتها الإجمالية حوالي 16,3 مليون دولار، إمّا لم يتم منحها بشكل تنافسي أو لم تتضمن مستندات تبين العملية التنافسية التي أجريت، و 26 ملفاً لعقود (3 بالمئة)، قيمتها الإجمالية حوالي 2,6 مليون دولار، لم تتضمن أي عقد موقع. 11 عقدا (1,2 بالمئة)، تتجاوز قيمتها الإجمالية 5,6 مليون دولار، صدرت دون تفويض صحيح و 38 عقداً (4,2 بالمئة)، تبلغ قيمتها الإجمالية حوالي 7 ملايين دولار، تم منحها بعد تاريخ نقل مسؤولية صندوق تنمية العراق إلى الحكومة العراقية، بتاريخ 28 حزيران/يونيو 02004 91 مشروعاً (10,7 بالمئة)، تبلغ قيمتها الإجمالية حوالي 11,6 مليون دولار، تمّ تسديد قيمتها بالكامل عند توقيع العقد، ولم يتم التحقق من إنجاز أعمال المشروع؛ و 11 عقدا (1,2 بالمئة) دفع بموجبها حوالي 571،823 دولار أكثر مما تستحق؛ وتمّ إنفاق حوالي 515،000 دولار على رواتب وعمليات سلطة الائتلاف المؤقتة، وذلك انتهاكا لإرشاد مجلس مراجعة لبرامج 06.2 (المعدل)؛ كما فقدت مبالغ تتراوح بين 47،000 دولار و 87،000 دولار نقداً ولم يتم الإبلاغ عنها إلى المراقب المالي العام لسلطة الائتلاف المؤقتة؛ كما وتمّ تحويل حوالي 23 مليون دولار الى موظفين غير مفوضين، لكن المستندات أظهرت فقط إنفاق 6,3 مليون دولار للمقاولين ما أدى إلى فقدان 16,7 مليون دولار. 286 ملفاً من ملفات العقود (31,5 بالمئة)، قيمتها الإجمالية حوالي 31 مليون دولار، لم تضمن شهادات إنجاز، رغم إنفاق 24 مليون دولار على هذه المشاريع؛ وكانت هناك ملفات عقود اخرى مفقودة منها مستندات تعود لحوالي 12,6 مليون دولار على شكل دفعات نقدية، وبالتالي تعذر التأكد ما إذا كان قد تمّ الدفع للمقاولين مقابل الأعمال المنفذة. • لم يتم الاحتفاظ بسجل للممتلكات من أجل توثيق الممتلكات المشتراة من أموال صندوق البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة؛ وكانت هناك ملفات عقود لحوالي 160 مركبة، قيمتها الإجمالية حوالي 3,3 مليون دولار، التي لم يتم فيها توثيق استلام المركبات ولم توجد إلاّ مستندات محدودة في ملفات العقود للتأكد ما إذا كان المستفيد قد استلم فعلياً المركبات؛ وتمّ شراء ذخائر وأسلحة لكن لم يتم الاحتفاظ بسجلات مفصلة للتسليم والتوزيع وتعذّر تحديد مواقع كافة الأسلحة. 346 عقداً لعمليات مشتريات صغيرة جداً (28,5 بالمئة) تتجاوز الحدود القصوى المسموح بها للمشتريات الصغيرة جدا البالغة 5،000 دولار، كما لم يتم الاحتفاظ في الملفات بالمستندات المطلوبة للمشتريات التي تزيد قيمتها عن 5،000 دولار ؛ ولم يتضمن 387 ملفاً من ملفات عقود المشتريات الصغيرة جداً (31,9 بالمئة) على مستندات إنفاق؛ ولم يتضمن 786 ملفاً (64,9 بالمئة) على فواتير شراء؛ ولم يتضمن 838 ملفاً (69,1 بالمئة) على مستندات إنجاز. لقد استنتجنا، بالاستناد إلى المستندات التي تمّ التدقيق فيها خلال مراجعتنا، أن سلطة الائتلاف المؤقتة في منطقة جنوب وسط العراق قد أخفقت في إدارة العقود وعقود المشتريات الصغيرة جداً ضمن البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة بصورة كافية. إرشادات العقود في العراق، استُعملت العقود لشراء المنتجات أو الخدمات. كان هدف العقود إفادة الشعب العراقي مباشرة أو المساعدة في استعادة العراق لعافيته. أنفق المكتب الإقليمي لجنوب وسط العراق الأموال المعقود باستعمال الأموال النقدية من صندوق تنمية العراق التي يصدر الأمر بصرفها المراقب المالي العام لسلطة الائتلاف المؤقتة (أصبح الآن المراقب المالي المركزي لمجموعة دعم المنطقة المشتركة في وسط العراق). المذكرة رقم 4 لسلطة الائتلاف المؤقتة. إن المذكرة رقم 4 لسلطة الائتلاف المؤقتة. بعنوان، "إجراءات العقود والمنح المطبقة على الممتلكات العراقية المحتجزة والمصادرة، وصندوق تنمية العراق، وتنفيذ النظام رقم 3 لمجلس مراجعة البرامج"، الصادرة في تاريخ 19 آب/أغسطس 2003 (المذكرة رقم 4 لسلطة الائتلاف المؤقتة)، أنشأت "الإجراءات المطبقة على تنفيذ العقود والمنح لفائدة الشعب العراقي باستعمال أموال الصناديق العراقية ...". أمرت المذكرة بأن "تدير سلطة الائتلاف لمؤقتة وتنفق التمويلات العراقية والتي يملكها الشعب العراقي، لفائدته .. بطريقة شفافة تنسجم كلياً مع واجبات سلطة الائتلاف المؤقتة بظل القانون الدولي، بما في ذلك القرار الدولي 1483". كما نصت المذكرة على ما يلي: بالتوافق مع مسؤوليتها المبرمجة لضمان قيام المقاولين ومتلقّي المنَح بأداء مهامهم بشكل صحيح، تتوجب على ضباط العقود مسؤولية الرصد المنتظم للتنفيذ بعد المِنَح لكافة العقود التي وافقوا عليها. وتشمل عملية الرصد هذه ضمان تزويد المقاول للبضائع المتفق عليها، والخدمات أو الإنشاءات وفقاً لأحكام العقود، وأن يتم الدفع في الوقت المناسب. ويجب على ضباط العقود أن يشملوا في ملف العقود تقريراً خطياً يصف الأداء بعد منح العقود للمقاولين أو متلقّي المِنَح، بما في ذلك التقييم النهائي عند إنجاز العقد. ويجب أن يعتمد ضباط العقود على الموارد الهندسية العسكرية المتوفرة محليا في تقييم كافة مشاريع الإصلاح والإعمار. وعليهم الاحتفاظ بكافة المستندات المتعلقة بإنشاء وتنفيذ العقود في ملف عقود يتضمن المواد المُبيّنة في الملحق أ، من هذه المذكرة. إضافةً لذلك، حددت المذكرة "أن رئيس نشاطات التعاقد لسلطة الائتلاف المؤقتة عليه توفير الإشراف الإداري العام وكذلك الإشراف الفني" على ضباط العقود. وأخيراً، حددت المذكرة أن "قرارات المِنَح الأولى لعقود المشتريات الكبيرة المتخذة من قبل ضباط العقود المعينين على يد رئيس نشاطات التعاقد لدى سلطة الائتلاف المؤقتة، يجب تنسيقها مع رئيس نشاطات التعاقد أو ممثله قبل تلزيم العقود." 7 توفّر الملاحق المُرفقة بهذه المذكرة تعليمات مُكمّلة حول إعداد وتنفيذ العقود والمنَح وفقاً للمذكرة. وعلى وجه التخصيص، الملاحق أ، و ب، و ج، من المذكرة تعيّن متطلبات ملفات العقود، والشروط والأحكام القياسية لاستدراج عروض الأسعار والعقود التي تفوق قيمتها 5،000 دولار، وإجراءات العقود والمِنَح المطبقة على الممتلكات العراقية المحتجزة والمصادرة، وعلى صندوق تنمية العراق. جمع وتجزئة منح العقود. إن المذكرة رقم 4 لسلطة الائتلاف المؤقتة، القسم 6، "المبادئ المطبقة على الأدوات"، حددت طريقة جمع وتجزئة منح العقود وبيّنت أنه "يمكن، إلى الحد المعقول، جمع متطلبات أي مشروع أو مشاريع متصلة ببعضها البعض، في عقد واحد بهدف خفض الأعباء الإدارية للتعاقد. ولا يجوز تجزئة متطلباتها لتجنب تطبيق هذه الأنظمة." متطلبات العقود. إن المذكرة رقم 4 لسلطة الائتلاف المؤقتة، القسم 3، "التعريفات"، عرقت عقد المشتريات الصغيرة جدا على أنه "عقد بقيمة 5،000 دولار أو أقل"، وعقد المشتريات الصغيرة على أنه "عقد بقيمة أكبر من 5،000 دولار وأقل أو يعادل 500،000 دولار"، وعقد المشتريات الكبيرة على أنه "عقد بقيمة أكبر من 500،000 دولار". لا يتطلب عقد المشتريات الصغيرة جداً أكثر من تنفيذ شروط عقد شراء المواد مع الإيصالات أو الفواتير التي تبين الناتج. اعتبرت عقود المشتريات الصغيرة جداً أنها مفضلة، لأنها تخضع لمتطلبات أقل تشدداً من عقود المشتريات الصغيرة. تتطلب عقود المشتريات الصغيرة استدراج عروض أسعار موثقة، وتنافسية، واتصالات مع البائعين، وتقديم الفواتير . بوجه عام، تتطلب عملية عقود المشتريات الكبيرة تأمين التنافس والتفاوض، كما تتطلب تقديم تبريرات خطية للعقود الممنوحة من دون منافسة. وكان يتوجب "مراجعة التبريرات والموافقة عليها خطيا من جانب إمّا سلطة التعيين المخولة لضابط العقود أو على يد رئيس أنشطة التعاقد لدى سلطة الائتلاف، أو من يُعيّنه". تطلبت عقود المشتريات الكبيرة تقديم عدد كبير من المستندات لكي تكون "كافية لتمكين لمراجعة من قبل هيئة منح العقود، قبل منح العقد، وثم من جانب المدققين خلال فترة تنفيذ العقد وما بعد التنفيذ". لقد وفرت المذكرة رقم 4 لسلطة الائتلاف المؤقتة، الملحق أ، بعنوان "متطلبات ملف العقود"، تفاصيلاً حول المستندات المطلوبة لكافة أنواع العقود. للإطلاع على تعريف العقود، راجع الملحق ب. إرشاد مجلس مراجعة البرامج 06.2 (المعدل) - السلطة الاستنسابية. صدر إرشاد مجلس مراجعة البرامج 06.2 (المعدل) أن "السلطة الاستنسابية التي يستطيع بظلها المنسقون الاقليميون تنفيذ المشاريع 8 دون الحصول على موافقة (منسق البرنامج الإقليمي) ارتفعت إلى 500،000 دولار، ويمكن تنفيذ مشاريع حتى قيمة 100،000 دولار حسب استنساب المنسقين في المحافظات". سلطة الموافقة لمنسق البرامج الإقليمي. إن المشاريع التي تتجاوز قيمتها 500،000 دولار تحتاج إلى موافقة منسق البرامج الإقليمي عبر الاستمارة RPB-01، "استمارة طلب التمويل". ويتوجب على منسق البرامج الإقليمي مراجعة طلب التمويل والموافقة عليه من حيث استكمال المعلومات المتعلقة بالميزانية وتبريرها، والتصاريح الصحيحة، وتعيين مصادر التمويل وغيرها من العوامل ذات الصلة بالمشروع. التفويض ومنح العقود لم يتبع موظفو منطقة جنوب وسط العراق السياسات والإجراءات المعتمدة في التفويض، والتنافس، والتوثيق الصحيح في منح العقود الصادرة عبر البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة. المنافسة في منح العقود. إن المذكرة رقم 4 لسلطة الائتلاف المؤقتة، القسم 6، "المبادئ المطبقة على الأدوات"، التي عالجت مسائل المنافسة نصت على أنه "ما لم يكن ذلك معفى بموجب هذه المذكرة، فإن التنافس إلزامي لكافة العقود ...واذا تطلبت الظروف منح عقد دون منافسة، يجب تقديم تبرير خطي بصف الضرورات التي تتطلب التعاقد دون تنافس وتوثيق هذا التبرير في ملف العقد. سوف تمنح العقود إلى العرض الذي يقدم أعلى قيمة لسلطة الائتلاف المؤقتة أو لقوات الائتلاف، اعتماداً على السعر وعلى كافة عوامل التقييم الأخرى الموجودة في ملف استدراج عروض الأسعار". لقد حددنا أن 158 عقداً (17,4 بالمئة) من أصل 907 عقود تمّت مراجعتها، تبلغ مجموع قيمتها حوالي 16,3 مليون دولار، كانت قد منحت إما بشكل غير تنافسي أو أنها لم تتضمن مستندات تبين حصول عملية تنافسية. ولم تُبين ملفات العقود دائماً معلومات كاملة حول عروض المناقصات، مثل وجود عروض مناقصات لم تحمل أي تعريف للشركة التي حضّرت العرض. وفي إحدى الحالات، احتوت ملفات العقود إثباتاً لعملية تنافسية كان ظاهراً أنها احتيالية. على سبيل المثال، أبلغنا المقاول أنه لم يقدم عرضاً رغم أن ملف العقد احتوى على تقدير للأسعار مقدم من شركته. سلطة التفويض للعقود. نصّ إرشاد مجلس مراجعة البرامج 06.2 (المعدل) على أن "سلطة الإنفاق بجب أن لا تتدخل في عملية الموافقة" على تفويض العقود أو المشاريع. لقد وجدنا حالة قام فيها وكيل الإنفاق بتفويض منح ثمانية عقود مجموعها حوالي 3,8 مليون دولار دون الحصول على سلطة لموافقة المناسبة. إضافةً لذلك، وفي حالتين على الأقل، قام وكيل الإنفاق هذا بتوقيع إيصال استلام ضائع وخدمات كان قد صرف لها مبالغ نقدية. لسلطة الاستنسابية للعقود. لقد حددنا أربعة عقود منحت بمبالغ أعلى من 500،000 دولار، ووجدنا أن ثلاثة منها لم تقترن بالتفويض الصحيح. وتمّت الموافقة على كل من العقود الثلاثة من جانب موظفي منطقة جنوب وسط العراق عوضاً عن منسق البرنامج الإقليمي، وفقاً لما هو مطلوب. التفويض لعقود صندوق تنمية العراق. كانت سلطة الائتلاف المؤقتة هي السلطة المسؤولة عن الحكومة المؤقتة للعراق حتى 28 حزيران/يونيو 2004. بعد ذلك، تولت الحكومة العراقية المؤقتة سلطة حكم العراق، وتمّ نقل مسؤولية صندوق تنمية العراق من سلطة الائتلاف المؤقتة الى الحكومة العراقية المؤقتة بتاريخ 28 حزيران/يونيو 2004. وقام شخص كان قد تمّ تعيينه كضابط لإصدار طلبات الشراء، بتاريخ 25 آيار /مايو 2004، بمنح 38 عقداً بمجموع حوالي 7 ملايين دولار بعد تاريخ نقل مسؤولية صندوق تنمية العراق الى الحكومة العراقية بتاريخ 28 حزيران/يونيو 2004. على سبيل المثال، تم منح عقد بقيمة 511،710 دولار في آب/أغسطس 2004. وكان ضابط طلبات الشراء يدرك نفاذ صلاحيته، لأنه كتب في رسالة إلكترونية إلى ممثل مكتب المشاريع والعقود بتاريخ 13تموز /يوليو 2004 يقول، "هل هناك مشكلة في إصداري المعقود على أساس الصلاحية المنتهية لسلطة الائتلاف المؤقتة أو هل يجب أن أؤخر تاريخ العقود؟ عند أي حد تصبح سلطة الائتلاف المؤقتة متجاوزة للإرشادات الخطية (لقد أعطوا للأشغال الميدانية 50 ألف دولار فقط بدلا من 100 ألف دولار)، فهل أنجزها مهما كان الحال؟. 10 العقود المتعددة لم يتبع موظفو منطقة جنوب وسط العراق السياسات والإجراءات المعتمدة لتوحيد العقود عند استعمال صندوق البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة. وتحديداً، قام موظفو منطقة جنوب وسط العراق بالتحايل على الإرشادات عن طريق تجزئة متطلبات المشاريع إلى أكثر من عقد واحد لتجنب واجب الحصول على الموافقة على مستوى التمويل الصحيح، أو لتجنب تقديم المستندات المطلوبة، فقاموا بإصدار عقود تتجاوز مبالغها المستندات المطلوبة. تجزئة منح العقود. منح موظفو منطقة جنوب وسط العراق 20 عقداً وعدة تعديلات على العقود، مجموع قدره 9,1 مليون دولار تقريباً، لأربعة مشاريع. أظهرت السجلات وجود إشارات تبين أن موظفي منطقة جنوب وسط العراق عمدوا عن سابق تصور وتصميم إلى تجزئة المتطلبات لإبقاء قيم العقود دون القيمة القصوى الموافق عليها البالغة 500،000 دولار، وذلك للتحايل على إجراء المراجعات المطلوبة. قمنا بتجميع العقود المجزأة على أساس كل مشروع بأكمله، واحتسبنا أنه كان بجب أن تكون القيم الإجمالية لكل من هذه المشاريع الأربعة 5,3 مليون دولار، و 1,7 مليون دولار، و 1,3 مليون دولار، و0,8 مليون دولار. توحيد وتجزئة عقود المشتريات الصغيرة جداً. من الظاهر أيضاً أنه، في بعض الحالات، تحايل موظفو منطقة جنوب وسط العراق على الإرشادات عن طريق تجزئة المتطلبات الى أكثر من عقد مشتريات صغيرة جداً وذلك لتجنب متطلبات عقود المشتريات الصغيرة، ولكن في حالات أخرى، تمّ منح عقود مشتريات صغيرة جداً تتجاوز الحدود لقيمة المشتريات الصغيرة جداً، البالغة 5،000 دولار، ولم يتم الاحتفاظ بالمستندات المطلوبة للمبالغ التي تتجاوز قيمتها 5،000 دولار . فمثلا، بتاريخ 9 نيسان/أبريل 2004، أجريت أربعة عمليات مشتريات مستقلة، تبلغ قيمة كل منها 5،000 دولار، لشراء نشرات متشابهة، وجميعها من نفس الشخص. وفي مثال آخر، استعملت عقود المشتريات الصغيرة جدا لدعم فريق الملاكمة الأولمبي العراقي. بالمجموع، تمّ إنفاق حوالي 427،000 دولار لدعم الفريق، بما في ذلك أربع دفعات نقدية مستقلة كل منها بمبلغ 40،000 دولار. توفرت إيصالات داعمة لحوالي 127،000 دولار فقط من أصل 427،000 دولار منفقة. حددنا أن 346 عقداً (28,5 بالمئة) من أصل 1،212 عملية مشتريات صغيرة جداً راجعناها كانت تتجاوز قيمتها 5،000 دولار. 11 رصد الأداء لم يقم موظفو منطقة جنوب وسط العراق برصد أداء العقود وفقاً لما هو مطلوب في الإرشاد المتوفر في المذكرة رقم 4 لسلطة الائتلاف المؤقتة، وفي إرشاد مجلس مراقبة البرامج رقم 05، "رصد وتقييم المشاريع"، الصادر في 30 أيلول/سبتمبر 2003 (إرشاد مجلس مراجعة البرامج PRB 05). ورغم أن لمذكرة رقم 4 لسلطة الائتلاف المؤقتة حددت أن رصد الأداء مهم لضمان تنفيذ المقاولين لمهامهم بشكل صحيح، فإن هذا الإرشاد وكذلك إرشاد مجلس مراقبة البرامج رقم 05، لم تتبع بوجه عام. وتحديداً، لم يستعمل موظفو منطقة جنوب وسط العراق الإجراءات الفعّالة لرصد أداء العقود. وفي عض الحالات، لم يتم رصد المشاريع بتاتاً. أكثر من ذلك، لم تتضمن ملفات العقود دائماً على شهادات إنجاز. وعلاوة على هذا، وفيما يتعلق بشهادات الإنجاز التي راجعناها، لم تستعمل الشهادات بشكل ملائم دائماً أو كانت، في بعض الحالات، غير منجزة بشكل صحيح. مذكرة رقم 4 لسلطة الانتلاف المؤقتة- رصد الأداء . عالجت المذكرة رقم 4، القسم 8، لسلطة الائتلاف المؤقتة، "رصد أداء العقود"، مسؤوليات ضباط رصد العقود. نصت المذكرة رقم 4 لسلطة الائتلاف المؤقتة على ما يلي: بالتوافق مع مسؤولياتهم المبرمجة لضمان تنفيذ المقاولين ومتلقّي المِنَح لمهامهم، يكون ضباط لعقود مسؤولين عن إجراء رصد منتظم لتنفيذ لاحق لكافة العقود التي وافقوا عليها. تتضمن عملية الرصد هذه التأكد من تزويد المقاول للبضائع أو الخدمات أو الإنشاءات المتفق عليها وفقاً لأحكام العقد، ومن دفع المستحقات في الوقت المناسب. أساليب الرصد. تحدد المذكرة رقم 4 لسلطة الائتلاف المؤقتة وإرشاد مجلس مراجعة البرامج رقم عملية رصد الأداء بأنها واجب مهم لضمان أداء المستفيدين لمهامهم بشكل صحيح. ام A ضابط عقود منطقة جنوب وسط العراق مسؤولاً عن رصد المشاريع ضمن منطقة جنوب وسط العراق. وقد تطلبت عملية الرصد من موظفي منطقة جنوب وسط العراق اتباع بعض أو كافة الأساليب التالية: • إجراء مناقشات مع كيان التعاقد أو متلقّي المنحة بشأن الأوقات المحددة لمراحل المشروع وتنفيذه. القيام بزيارات منتظمة إلى الموقع 12 • التأكد من تسليم البضائع أو المنتجات، والتحقق من استلام المستفيد المستهدف المتلقّي للمنتج. • إجراء مناقشات مع المستفيد العراقي من المشروع لتقييم ما إذا كان المشروع قد حقق النتيجة المرغوب بها. • تنظيم المستندات أو الإثباتات الأخرى (صور) عن منتج مُرضٍ من الأشغال على أن بشمل ذلك شهادة إنجاز كاملة. رصد نشاطات المشروع. كان المطلوب من موظفي منطقة جنوب وسط العراق زيارة مواقع الإنشاءات للتأكد من أن المقاول يقوم بالأداء، أو بتزويد البضائع والخدمات المطلوبة بالشكل الوافي. ولكن، لم يتم رصد نشاطات المشروع بشكل فعال أو، في بعض الحالات، لم ينجز أي رصد مطلقاً. نمثلاً، لقد حددنا 91 مشروعاً (10 بالمئة) من أصل 907 عقود تمت مراجعتها، وتبلغ قيمتها حوالي 11,6 مليون دولار، دُفعت لها هذه القيمة بالكامل عند توقيع العقد. وقد أكد موظفو منطقة جنوب وسط العراق أنهم لم يتحققوا من إنجاز هذه المشاريع. وفي مثال مُعيّن، حاول موظفو منطقة جنوب وسط العراق التحقق من إنجاز 6 مشاريع من أصل 91 مشروعاً تمت مناقشتها في الفقرة السابقة، قيمتها الإجمالية تبلغ 500،000 دولار تقريباً، في محافظة النجف. ولكن نصت مذكرة داخلية لموظفي منطقة جنوب وسط العراق، بتاريخ 3 نيسان/ابريل 2005، على أنه "حاولنا عدة مرات الحصول على دفعات العقود ومعلومات عن الوضع من منسق محافظة النجف... الذي أكد أنه لا يملك أية معلومات معينة حول هذه المشاريع.. وقد افترضنا أن هذه المشاريع قد أنجزت وتمّ دفع كافة المبالغ المستحقة لها بالكامل، لذلك فإننا نقفل هذه العقود." وكذلك تمّ إعداد مذكرة داخلية لمنطقة جنوب وسط العراق بشكل مشابه لمشاريع تقع في محافظة الأنبار. وكان استنتاج هذه المذكرة أن "هذه المشاريع قديمة وإننا نفترض أن هذه المشاريع قد أنجزت وأن كافة الأموال العائدة لها قد دُفعت بالكامل." شهادات الإنجاز. كان المطلوب من ملفات العقود أن تحتوي على مستندات التحقق من الأداء. ولقد حددنا ان هناك 286 ملفاً لعقود (31,5 بالمئة) من أصل 907 عقود قمنا بمراجعتها، يبلغ مجموعها حوالي 31 مليون دولار، لم تتضمن شهادات إنجاز. غير أن مستندات ملفات العقود أشارت إلى أن حوالي 24 مليون دولار تمّ إنفاقها على هذه المشاريع البالغ عددها 286. فمثلا، تمّ منح عقد بقيمة 473،000 دولار لتركيب خدمة إنترنت في الرمادي. ولم يتضمن ملف العقد شهادة إنجاز أو تقارير معاينة أو تفتيش. وفي نيسان/أبريل 2005، قام موظفو منطقة جنوب وسط العراق، وفق مذكرة 13 داخلية ، باتخاذ قرار "إغلاق هذا المشروع. فلا توجد طريقة للتحقق من أن هذا المشروع قد أُنجز أصلاً، لأننا لا ندري حتى أين بالتحديد في الرمادي كان المفروض أن يتم تنفيذ هذا العقد. ويبدو أنه تم دفع قيمته للمقاول..." ورغم أن العقود المتبقية البالغة 621 من أصل 907 التي راجعناها تضمنت نوعاً ما من مستندات الإنجاز، فإن المعاملات الورقية كانت في كثير من الأحيان عرضة للتساؤل. فمثلاً، استعمل الموظفون في منطقة جنوب وسط العراق شهادة الإنجاز فقط لتأكيد مجرد دفع جميع المبالغ المستحقة للمقاول، عوضاً عن استعمال لاستمارة التي توثق أداء المقاول للمشروع. لقد صممت استمارة شهادة الإنجاز لتوثيق وضع المشروع، ودفع الأموال الى المقاول، وإبداء الملاحظات على أعمال المقاول. ولكن، اعتُبر المشروع "منجزاً" عند استعمال شهادة الإنجاز لمجرد توثيق دفع جميع المبالغ المستحقة للمقاول فقط. زرنا أربعة مشاريع في منطقة جنوب وسط العراق للتحقق من كفاية شهادات الإنجاز ووجدنا قصوراً في شهادات المشاريع الأربعة(4). سوف نناقش فيما يلي مشروعين من المشاريع الأربعة، أي ترميم مستشفى الحلّة العام ومسبح الحلّة الأولمبي، حيث كانت شهادات الإنجاز للمشروعين ناقصة. مستشفى الحلة العام. منح موظفو منطقة جنوب وسط العراق عقداً لترميم مستشفى الحلّة العام بتاريخ 30 آذار/مارس 2004، بقيمة تبلغ 662،800 دولار. وقد حدد بيان الأعمال تنفيذ أشغال مدنية، وكهربائية، وميكانيكية لإعادة تأهيل المستشفى. وتحديداً، تطلبت الأشغال الميكانيكية تركيب أربعة مصاعد جديدة. وقد وقع ضابط المشروع شهادة إنجاز بتاريخ 10 حزيران/يونيو 2004 أظهرت أن الدفع النهائي قد تم، رغم أن المشروع لم ينجز منه أكثر من 80 بالمئة. قال ضابط المشروع: "أنا واثق من أنه (المقاول) سينجز كافة أشغاله ضمن فترة العشرين يوماً المقبلة." ونتيجةً للتوقيع على شهادة الإنجاز، تمّ تسديد الدفعات بالكاملة للمقاول بتاريخ 10 حزيران /يونيو 2004. زرنا مستشفى الحلة العام بتاريخ 18 ايلول/سبتمبر 2004. وقام مدير المستشفى بمرافقنا فوراً إلى موقع المصاعد. قال المدير أنه قبل يومين فقط من وصولنا تحطم المصعد وقتل ثلاثة أشخاص (راجع الصورة 1). وذكر المدير أن المقاول كان يحاول ترميم المصعد القديم (أنظر الصورة 2) بدلاً من (4) إضافةً إلى مستشفى الحلّة العام ومسبح الحلة الأولمبي، زرنا أيضاً أكاديمية الشرطة في بابل ومكتبة كربلاء. وقد جرت مناقشة شهادات إنجاز المشروعين الأخرين في تقرير رقم SIGIR 05-016، "إدارة العقود والمنح المستعملة لإعمار وتشغيل أكاديمية الشرطة في بابل"، بتاريخ 26 تشرين الأول/أكتوبر 2005؛ وتقرير رقم SIGIR 05-020، "إدارة العقود والمنح والمشتريات الصغيرة جدا المستعملة لإعادة تأهيل مكتبة كربلاء"، بتاريخ 26 تشرين الأول/أكتوبر 2005. 14 تركيب مصعد جديد. وبما أنه كان قد تمّ تسديد جميع مستحقات المقاول، فلم يتم تحميل المقاول المسؤولية عن متطلبات العقد. قد خسر موظفو منطقة جنوب وسط العراق المال المُنفق على تركيب مصاعد جديدة، كما فقد ثلاثة أشخاص أرواحهم. الصورة 1 - مصعد مستشفى الحلّة العام 15 الصورة 2 - مصعد مستشفى الحلّة العام مسبح الحلّة الأولمبي. منح موظفو منطقة جنوب وسط العراق عقداً لترميم مسبح الحلّة الأولمبي بتاريخ 22 آذار/مارس 2004، بقيمة بلغت 108،140 دولار. وقد تتطلب بيان العمل استبدال كافة المضخات والأنابيب. تمّ توقيع شهادة الإنجاز بتاريخ 16 تموز /يوليو 2004 ونصت على أن "كافة الأعمال قد أنجزت". نصت سجلات منطقة جنوب وسط العراق على أن "هذه القضية تعتبر مغلقة". أظهرت زيارتنا إلى مسبح الحلّة الأولمبي أن المقاول لم يستبدل المضخات (أنظر الصورة 3). فقد حاول المقاول بكل بساطة صقل المضخات الموجودة عوضاً عن استبدال المضخات والأنابيب. وعندما تمّت تعبئة المسبح باستعمال المضخات القديمة، خرجت المياه بلون بني قاتم نتيجة الأوساخ والرواسب المتراكمة في المضخات القديمة (راجع الصورة 4). فتوجب صرف المياه ما أدى إلى إلغاء إعادة فتح المسبح. كان واضحاً أن المضخات لم تكن جديدة أو حتى مصقولة، ولم يبدو أن الموقّع على شهادة الإنجاز قد عاين الموقع. وبما أنه كان قد تمّ دفع جميع مستحقات المقاول، لم يمكن تحميل المقاول مسؤولية متطلبات العقد. خسر موظفو منطقة جنوب وسط العراق الأموال المُنفقة على تركيب بضخات جديدة، وتعذر استعمال المسبح. 16 الصورة 3 - مضخات مسبح الحلّة الأولمبي الصورة 4- مسبح الحلة الأولمبي 17 الإنفاق والمسؤولية عن الأموال لم يعتمد موظفو منطقة جنوب وسط العراق الإجراءات الفعالة لإنفاق الأموال على العقود من البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة ولم يتمكنوا دائما من احتساب الأموال المنفقة أو كيف تمّ استعمال هذه الأموال. أبعد من ذلك، لم يرسل موظفو منطقة جنوب وسط العراق تقارير بالأموال المفقودة الى لمراقب المالي العام لسلطة الائتلاف المؤقتة، ودفعوا أموالاً تتجاوز القيمة المحددة لعقود معينة، ودفعوا أموالاً لأغراض لا تفويض بشأنها. إضافةً لذلك، كانت تنقص ملفات العقود مبالغ هامة من ستندات الإنفاق فتعذر تحديد ما إذا كان قد تمّ الدفع إلى المقاولين عن أداء الأعمال. سجلات خزنة المال. لم يحتفظ موظفو منطقة جنوب وسط العراق بسجل لتسجيل الأموال النقدية المودعة والمسحوبة من خزنة المال. كان من الواجب حفظ سجل لخزنة المال النقدي لتسجيل اسم كل فرد، ومبلغ، وتاريخ كل إيداع/سحب من الخزنة. ولم يتضمن مكتب منطقة جنوب وسط العراق نظام نعقب لتحديد مبلغ النقد المتوفر ومن هو المسؤول عنه. وعند وصول منسق جديد للمنطقة في صيف 2004، تمّ وضع الإجراءات لتنظيم سجل خزنة المال. ولحين وضع هذه الإجراءات قيد التنفيذ، كان جري إيداع وسحب عشرات ملايين الدولارات نقدا من خزنة المال لدى منطقة جنوب وسط العراق دون أي نظام تعقب لمن قام بإيداع أو سحب الأموال ولماذا تمّ سحبها () . إضافة لذلك، وضمن خزنة المال، كان يجري تخزين الأموال النقدية إمّا في صندوق أغراض الجندي أو في خزانة ملفات. وفي إحدى المرات، قام عدة وكلاء دفع بحفظ أموالهم النقدية في خزانة ملفات ضمن خزنة المال. وبما أن الأموال النقدية لم تكن مفصولة عن بعضها البعض، فقد اختلطت النقود معاً في نهاية المطاف. ونتيجة لذلك، سحب أحد وكلاء الدفع مبلغ 100،000 دولار نقداً من الأموال العائدة لوكيل دفع آخر خلال محاولته تصفية كامل رصيد حسابه. ولم يتم اكتشاف ذلك إلا لأن وكيل الدفع الآخر اضطر إلى تسديد دفعة في ذلك اليوم فتبين له أن الأموال النقدية كانت ناقصة. الأمن المادي للأموال. لم يحافظ موظفو منطقة جنوب وسط العراق على رقابة مادية كافية على الأموال النقدية. وعوضاً عن حفظ جميع الأموال النقدية في الخزنة، وضعت الأموال النقدية في مواقع مختلفة عبر مجمل المركز الرئيسي لمنطقة جنوب وسط العراق. فمثلا، وضع أحد ضباط العقود (0) في تقرير رقم SIGIR 006-05 "الرقابة على الأموال النقدية المزودة إلى منطقة جنوب وسط العراق"، بتاريخ 30 نيسان/أبريل 2005، حددنا ان منطقة جنوب وسط العراق لم تستطع تقديم احتساب لمبلغ 7,2 مليون دولار نقدا ولم يجر دعم إنفاق مبلغ 89,4 مليون دولار بشكل صحيح بالمستندات المطلوبة. 18 حوالي مليوني دولار نقداً في خزانة حمام مكتبه، بينما وضع ضابط عقود آخر حوالي 678،000 دولار نقداً في صندوق لأغراض الجندي صغير غير مقفل في مكتبه. التحويلات النقدية. كان وكيل مستوى الفرقة (DLA) لمنطقة جنوب وسط العراق فاقداً للإشراف على الأموال النقدية المحولة الى موظفين غير مفوضين في منطقة جنوب وسط العراق. لقد حددنا على الأقل 57 موظفا من موظفي منطقة جنوب وسط العراق استلموا حوالات نقدية. الأمثلة عن الأفراد الذين استلموا حوالات نقدية تتضمن ضباط المشاريع، وضباط القوات المسلحة الأميركية، وضباط التعاقد، والضباط العسكريين الأجانب. وقد وقع اثنان منهم فقط على رسالة تعيين تفوضهم الوصاية على الأموال. تتضمن رسالة التعيين نص حول المسؤولية المالية وتشرح المسؤولية الشخصية عن كامل المبالغ الموجودة في عهدتهم. كذلك، فقد أظهرت مراجعتنا حصول 54 عملية تحويل منفصلة على الأقل إلى إفراد تعذّر التحقق من تواقيعهم. لقد حول وكيل مستوى الفرقة 23 مليون دولار تقريباً إلى هؤلاء الأفراد الذين كان المفروض عليهم تسديد دفعات إلى المقاولين. ولكن، لم تظهر مستندات ملفات العقود دفع أكثر من 6,3 مليون دولار الى المقاولين. إضافة لذلك، حول وكيل مستوى الفرقة الأموال النقدية بواسطة مستند دفع عوضاً عن "استعمال بيان حساب الضابط الوكيل"، المطلوب، هو كناية عن استمارة تسجل أرصدة كل حساب فردي لدى وكيل مستوى الفرقة. لقد أخفق وكيل مستوى الفرقة في الطلب من كل فرد تقديم إيصالات وتصفية حساباتهم معه. لذلك، كان الإشراف مفقوداً على كثر من 16,7 مليون دولار من التحويلات النقدية. وفي مثال محدد آخر، يتعلق بتحويل الأموال النقدية، سلّم وكيل مستوى الفرقة مقاول عراقي 420،000 دولار نقدا لتحويل مبلغ 412،800 دولار إلى مقاول أردني. وقد احتفظ المقاول العراقي بالفرق البالغ 7،200 دولار كرسم تحويل. وكان وكيل مستوى الفرقة قد اعتمد في السابق مكتب المراقب المالي العام لدى سلطة الائتلاف المؤقتة لإجراء تحويل الأموال، لكن في هذه الحالة، أدى الاعتماد على خدمات المقاول العراقي إلى خسارة 7،200 دولار كان يمكن استعمالها لمشاريع يستفيد منها الشعب العراقي. كذلك، لم يدرك مكتب المراقب المالي العام لسلطة الائتلاف المؤقتة أن الرسم البالغ 7،200 دولار قد دفع إلى مقاول عراقي لأن إيصالات وكيل مستوى الفرقة لم يتم التدقيق فيها بشكل صحيح. وفي مثال محدد آخر، يتعلق بتحويل الأموال النقدية، حوّل مكتب منطقة جنوب وسط العراق الأموال لنقدية إلى ضابط مشروع أخفق في احتساب الطريقة التي استُعملت فيها هذه الأموال. فقد تمّ تزويد ضابط المشروع مبلغ 350،000 دولار نقداً لتمويل مشاريع في قطاع حقوق الإنسان، لكنه لم يتمكن 19 من إثبات إنفاق أكثر من 192،037 دولار. ولم تتضمن سجلات منطقة جنوب وسط العراق أية إثباتات تبيّن أن المبلغ المفقود (154،963 دولار) تمّت إعادته أو أن موظفي منطقة جنوب وسط العراق قد بذلوا أي جهد لاستعادة هذا المال. لم يبلغ موظفو منطقة جنوب وسط العراق المراقب المالي العام لسلطة الائتلاف المؤقتة أنه تعذر معرفة مصير المبلغ المفقود البالغ 154،963 دولار. الإبلاغ عن الأموال النقدية المفقودة. فقد العديد من موظفي منطقة جنوب وسط العراق أموالاً نقدية لكنهم لم يبلغوا المراقب المالي العام لسلطة الائتلاف المؤقتة بهذا الشأن. فمثلاً، كان وكيلا دفع ميدانيان يحملان مبالغ نقدية تبلغ قيمتها 20،000 دولار فسرق منها مبلغ 7،000 دولار خلال عمليات للمقاتلين. ورغم أن هذه الأموال قد سرقت نتيجة نشاطات المقاتلين، لم يتم أبداً إبلاغ وكيل مستوى الفرقة ولا المراقب المالي لسلطة الائتلاف المؤقتة بهذا الأمر. وفي حالة أخرى، خسر مساعد عسكري أميركي كان يرافق فريق الملاكمة الأولمبي العراقي في رحلة إلى الفليبين ما بين 20،000 و 60،000 دولار بالقمار. والمبلغ الفعلي المفقود بقي غير معروف لأن وكيل مستوى القسم لم يتمكن من تحديد المبلغ النقدي الذي تمّ توفيره لتغطية كلفة الرحلة. وقد توجب على مكتب منطقة جنوب وسط العراق دفع بعض الأموال النقدية الإضافية لتغطية كلفة بقية الرحلة، ورغم ذلك لم يتواجد أي سجل عن قيمة المبالغ التي كانت مطلوبة لتغطية خسائر القمار . ولم يتم إبلاغ المراقب المالي لسلطة الائتلاف المؤقتة عن خسارة هذه الأموال. مدفوعات إلى المقاولين. دفع موظفو منطقة جنوب وسط العراق قيمة 11 عقدا 571،823 دولار تفوق ما تستحق. لم تتضمن ملفات العقود أية إثباتات تشير إلى أن الدفع الزائد عن اللزوم هذا قد أعيد أو أن موظفي منطقة جنوب وسط العراق قد طلبوا استرجاع الأموال. فمثلاً، أظهرت سجلات منطقة جنوب وسط العراق أن أحد المقاولين ذهب الى وكيلي دفع ميدانيين مختلفين في نفس اليوم فتم الدفع له بمبلغ 14،000 دولار في أربعة مناسبات منفصلة لنفس التعديل في العقد. للاطلاع على تفاصيل العقود التي دفع لها بما يفوق المستحق، راجع الملحق ه. الانفاقات المرتبطة بأداء المقاول. لقد حددت المذكرة رقم 4 لسلطة الائتلاف المؤقتة أن على العقود "أن تحتوي شروط دفع بما في ذلك جدول دفع زمني متفق عليه (يُفضل أن يقترن بدفعات مع تقدم الإنجاز) لعقود الخدمات، ومتطلبات الأداء، تحدد بوضوح المسؤوليات والوقت المُعيّن للأداء". لم يربط دائما موظفو منطقة جنوب وسط العراق الدفع للمقاول بالأعمال المنفذة. فمثلاً، تمّ الدفع لأربعة عقود تعود لمكتبة كربلاء، تبلغ قيمتها حوالي 1,3 مليون دولار، بتاريخ توقيع العقود وليس بعد إنجاز العمل. 20 وفي العديد من الحالات، دفع موظفو منطقة جنوب وسط العراق للمقاول كامل قيمة العقد عند توقيع العقد. وهذا ما وضع منطقة جنوب وسط العراق في حالة خطرة جدا في حال أخفق المقاول بالتنفيذ. نمثلاً، تمّ منح عقد بقيمة 120،000 دولار لتأمين سلامة موكب قافلات، وقد تمّ دفع كامل قيمة العقد مقدماً إلى المقاول؛ لكن بعد انقضاء أقل من شهر واحد على فترة العقد البالغة ثلاثة أشهر، تمّ إنهاء العقد من جانب سلطة الائتلاف المؤقتة. حدد ضابط عقود منطقة جنوب وسط العراق أن تعويض الإنهاء النهائي هو 86،630 دولار، وهو ما جعل المقاول مديناً لمنطقة جنوب وسط العراق بمبلغ 33،370 دولار . ارسل موظفو منطقة جنوب وسط العراق خطاب إلى المقاول في محاولة منهم لاسترجاع المال، لكنهم لم يثابروا بشكل فعّال لاستعادة الأموال. ونتيجة لتسديد كامل المبلغ مسبقا إلى لمقاول، تمّ دفع 33،370 دولار لخدمات لم تتوفر . مدفوعات رواتب وعمليات سلطة الانتلاف المؤقتة. لقد حدد إرشاد مجلس مراجعة البرامج 06.2 (المعدل) أن أموال البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة "لا يجوز استعمالها لدعم عمليات سلطة الائتلاف المؤقتة، أو لتوظيف موظفين محليين لمكاتب السلطة، أو التجهيز أو دعم أي قوات عسكرية تابعة للولايات المتحدة أو للتحالف، أو لدفع مكافآت مقابل تقديم معلومات، أو لدعم برامج "إعادة شراء" الأسلحة". لقد خالف موظفو منطقة جنوب وسط العراق هذا الإرشاد عن طريق إنفاق حوالي 515،000 دولار على رواتب وعمليات سلطة الائتلاف المؤقتة. فمثلاً، أنفق موظفو منطقة جنوب وسط العراق أكثر من 81،000 دولار على رواتب موظفي سلطة الائتلاف المؤقتة. وفي أمثلة أخرى، دفع موظفو منطقة جنوب وسط العراق حوالي 160،000 دولار لمرافق الدعم الحياتي لسلطة الائتلاف المؤقتة، مثل عمليات تصليح مباني المكاتب والسكن، وقد دفع وكيل دفع ميداني 45،000 دولار إلى عضو في مجلس المحافظة وموظف بنك كمكافأة عن معلومات تتعلق بحساب مصرفي في الديوانية. وفي حالة أخرى، زوّد موظفو منطقة جنوب وسط العراق ثلاث مركبات وقطعتي سلاح إلى موظفين عراقيين محليين يعملان لدى سلطة الائتلاف المؤقتة. وقد تم إعادة مركبة واحدة وقطعتي السلاح إلى موظفي جنوب وسط العراق، بينما باع أحد الموظفين العراقيين المركبتين المتبقيتين. وقد تعذر علينا تحديد عما إذا تمّ تفويض البيع أو ما إذا كان البيع شرعياً. وفي غياب سجل ممثلكات دقيق، لم نتمكن من تحديد العدد الفعلي للمركبات والأسلحة التي زودت الى موظفي سلطة الائتلاف المؤقتة والموظفين العراقيين المحليين. أبعد من ذلك، تمّ إرسال موظف لدى منطقة جنوب وسط العراق، وفرد غير معروف، إلى لبنان يشتريا كتباً بمبلغ 500،000 دولار تقريباً. ورغم أن عملية شراء هذه الكتب كانت استعمالاً شرعياً 21 لأموال صندوق تنمية العراق، فقد أنفق هذان الفردان أكثر من 1،700 دولار كمصاريف تذكرة سفر وإقامة، بما في ذلك الفواتير الهاتفية، وخدمة الغرف، والمشروبات. ستندات الإنفاق. لم تتضمن ملفات عقود منطقة جنوب وسط العراق مستندات تعود لحوالي 12,6 مليون دولار تمّ إنفاقها رغم أن سلطة الائتلاف المؤقتة وإرشاد البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة 04 ، بعنوان "الاحتفاظ بملفات المشاريع"، تفرض على كل عقد وملف مشتريات صغيرة جداً الاحتفاظ مستندات إنفاق يسجل فيها التاريخ، والقيمة، والجهة المستفيدة من كل مبلغ أُنفق. وبدون مستندات الإنفاق، لا يمكن التحقق من أن موظفي منطقة جنوب وسط العراق قد دفعوا إلى المقاولين المبالغ المستحقة للأعمال المنفذة. كذلك، كانت هناك مستندات إنفاق مفقودة من ملفات المشتريات الصغيرة جداً. فمن بين 1،212 عملية مشتريات صغيرة جداً نفذتها منطقة جنوب وسط العراق، لم يتضمن 387 ملفاً (31,9 بالمئة) على مستندات إنفاق. تمّ توثيق هذا الانفاق إمّا عن طريق وثيقة إنجاز أو قيد في سجل جدول الأعمال، لكن ليس بواسطة وثيقة الإنفاق المطلوبة. إضافةً لذلك، لم يتضمن 786 ملفاً (64,9 بالمئة) فاتورة مشتريات ولم يتضمن 838 ملفاً (69,1 بالمئة) وثيقة إنجاز . مستندات العقود وسجلات الممتلكات لم يحتفظ موظفو منطقة جنوب وسط العراق باية ملفات عقود في بعض الحالات، أو بملفات عقود كاملة في حالات أخرى، لدعم المعاملات التي تتعلق بالعقود الممولة من البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة. كذلك، لم يتم الاحتفاظ بسجل ممتلكات لاحتساب وجود المركبات والأسلحة المشتراة بواسطة أموال البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة. ملفات العقود والمشتريات الصغيرة جداً. لم يحتفظ موظفو منطقة جنوب وسط العراق بملفات تحتوي المستندات المطلوبة. ويتضمن ذلك ملفات عقود بكاملها، وعقود مفقودة، ومستندات إشراف مفقودة، ومستندات إنفاق مفقودة، وإثباتات تنافس مفقودة. وخلال مراجعتنا، لم يتمكن موظفو منطقة جنوب وسط العراق من تحديد لا مكان عقود موقعة ولا ملفات عقود تعود ل 22 مشروعاً يبلغ مجموع قيمتها مليوني دولار تقريباً. كذلك، ولأربعة عقود نيمتها الإجمالية حوالي 648،000 دولار، لم يتمكن موظفو منطقة جنوب وسط العراق من تحديد لا موقع العقود الموقعة ولا مستندات الإنفاق. ورغم الحصول على المعلومات المتعلقة بهذه المشاريع من خلال قاعدة معطيات منطقة جنوب وسط العراق، فقد ذكر موظفو هذه المنطقة أنهم "لا يعرفون ما إذا كان قد تمّ منح العقود أم لا". 22 سجلات الممتلكات. لم يحتفظ موظفو منطقة جنوب وسط العراق بسجل ممتلكات لتوثيق الممتلكات لمشتراة بواسطة أموال البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة. وقد حددنا 387 مركبة (بما فيها عربات إسعاف، ومركبات مدرعة، ودراجات نارية، وسيارات رياضية، وشاحنات) تبلغ قيمتها الإجمالية حوالي 7,5 مليون دولار، تمّ شراؤها بموجب 50 عقداً مستقلاً منحت من قبل موظفي منطقة جنوب وسط العراق. وقد وجدنا أن ملفات العقود لم توثق استلام 160 مركبة، قيمتها الإجمالية حوالي 3,3 مليون دولار. إضافةً لذلك، وبالنسبة للمركبات التي سلمت الى منطقة جنوب وسط العراق، فقد تبين أن المستندات الموجودة في ملفات العقود كانت محدودة بحيث لم نتمكن من تحديد ما إذا كان المستفيد قد استلم فعلياً هذه المركبات. كذلك، تعاقد موظفو منطقة جنوب وسط العراق لشراء ذخائر وأسلحة، مثل البنادق الهجومية، والمسدسات الأتوماتيكية عيار 9 ملم نوع "غلوك" (GLOCK)، والقنابل اليدوية دون الاحتفاظ بسجلات فصلة حول ما تمّ تسليمه ولمن تمّ تزويد هذه الأسلحة. حصل موظفو منطقة جنوب وسط العراق، وكذلك العمال العراقيون المحليون، على أسلحة اشتريت بأموال البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة. وبعد عدة أشهر، حاول موظفو منطقة جنوب وسط العراق تجميع وإحصاء الأسلحة الموزعة، لكن وفقاً لسجلاتهم الخاصة، لم يتمكنوا من تحديد مواقع كافة هذه الأسلحة. أصبحت مسألة المركبات والأسلحة موضوع قلق لدى المنسق الإقليمي الذي ذكر في رسالة إلكترونية "أن الأسلحة والمركبات المدرعة تمّ شراؤها بطريقة تثير العديد من التساؤلات حول السلطات القانونية المفوضة، ومسؤولية المحاسبة حولها، وصوابها. ومن المحتمل أن تكون هاتان المجموعتان قد تمّ الحصول عليهما بطريقة غير نظامية. وتبقى عدد من هذه البنود في الموقع ونعمل على إحصائها بأفضل ما نستطيع القيام به..". لم يتمكن أبدا موظفو منطقة جنوب وسط العراق من إيجاد جميع المركبات والأسلحة المشتراة، ويعود السبب الرئيسي إلى أنهم لم يعرفوا كل بند تمّ شراؤه وإلى من أعطيت هذه البنود. الخلاصة قام موظفو منطقة جنوب وسط العراق، بظل إرشادات سلطة الائتلاف المؤقتة، بإصدار 907 عقود و 1،212 عملية مشتريات صغيرة جداً عبر البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة، بقيمة إجمالية قدرها 88,1 مليون دولار. ومن بين 907 عقد و 1،212 عملية مشتريات صغيرة جداً قمنا بمراجعتها وجدنا: 23 • أربعة (4) مشاريع، استُعمل 20 عقداً (2,2 بالمئة من مجموع العقود) إضافةً إلى عدة نعديلات على العقود، تبلغ قيمتها الإجمالية حوالي 9,1 مليون دولار، تمّت تجزئة احتياجاتها كي تبقى قيمة العقود الممنوحة دون القيمة القصوى الموافق عليها لهذه العقود والبالغة 500،000 دولار أميركي، وذلك بهدف التحايل على المراجعات المطلوبة. • 158 عقداً (17,4 بالمئة)، تبلغ قيمتها الإجمالية حوالي 16,3 مليون دولار، إما لم تمنح بشكل تنافسي أو لم تتضمن المستندات التي تبين حصول عملية تنافسية؛ وكذلك 26 ملف عقود (3 بالمئة)، تبلغ قيمتها الإجمالية حوالي 2,6 مليون دولار، لم تتضمن أي عقد موقع. • 11 عقدا (1,2 بالمئة)، تبلغ قيمتها الإجمالية أكثر من 5,6 مليون دولار، مُنحت دون تفويض صحيح؛ و 38 عقداً (4,2 بالمئة) تبلغ قيمتها الإجمالية حوالي 7 ملايين دولار، مُنحت بعد تاريخ نقل مسؤولية صندوق تنمية العراق إلى الحكومة العراقية، بتاريخ 28 حزيران/يونيو 02004 • 91 مشروعاً (10,7 بالمئة)، تبلغ قيمتها الإجمالية حوالي 11,6 مليون دولار، تم تسديد كامل فيمتها عند توقيع العقد، ولم يتم التحقق من إنجاز أعمال المشروع؛ و 11 عقداً (1,2 بالمئة) دُفع بموجبها أكثر مما تستحق بحوالي 571،823 دولار أميركي؛ وتمّ إنفاق حوالي 515،000 دولار أميركي على رواتب وعمليات سلطة الائتلاف المؤقتة وذلك انتهاكاً لإرشاد مجلس مراجعة البرنامج رقم 06.2 (المعدل)؛ كما فقدت مبالغ تتراوح بين 47،000 و 87،000 دولار أميركي نقدا لكن لم يتم الإبلاغ عنها إلى المراقب المالي العام لسلطة الائتلاف المؤقتة؛ وتم تحويل حوالي 23 مليون دولار إلى موظفين غير مفوضين، لكن المستندات أظهرت فقط إنفاق 6,3 مليون دولار لمقاولين ما أدى إلى فقدان 16,7 مليون دولار. • 286 ملفاً من ملفات العقود (31,5 بالمئة)، تبلغ قيمتها الإجمالية حوالي 31 مليون دولار، لم تضمن شهادات إنجاز رغم إنفاق 24 مليون دولار على المشاريع؛ بينما فقدت مستندات ملفات عقود أخرى بقيمة 12,6 مليون دولار تقريباً على شكل دفعات نقدية، وبالتالي تعذر لتأكد ما إذا كان قد تمّ الدفع للمقاولين مقابل الأعمال المُنفذة. • لم يتم الاحتفاظ بسجل للممتلكات من أجل توثيق الممتلكات التي تمّ شراؤها من أموال البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة؛ وكانت هناك ملفات عقود لشراء 160 مركبة، تبلغ قيمتها الإجمالية حوالي 3,3 مليون دولار، لم توثق مستندات تسليم المركبات ولا يوجد إلا عدد محدود من المستندات في ملفات العقود للتأكد ما إذا كان المستفيد قد استلم فعليا هذه 24 المركبات؛ وتم شراء ذخائر وأسلحة، لكن لم يتم الاحتفاظ بسجلات مفصلة حول تسلمها وتوزيعها وتعذر تحديد مواقع بعض الأسلحة. • 346 عملية مشتريات صغيرة جداً (28,5 بالمئة) تجاوزت المبلغ الأقصى المحدد للمشتريات الصغيرة جدا وقدره 5،000 دولار أميركي، ولم يتم الاحتفاظ بالمستندات المطلوبة في ملفات العقود الممنوحة التي تتجاوز قيمتها 5،000 دولار ؛ ولم يتضمن 387 ملفاً من ملفات عقود المشتريات الصغيرة جداً (31,9 بالمئة) على مستندات الدفع؛ ولم يتضمن 786 ملفاً (64,9 بالمئة) على فاتورة شراء؛ ولم يتضمن 838 ملفاً (69,1 بالمئة) على مستندات الإنجاز . الاستنتاج لقد استنتجنا، اعتماداً على المستندات التي تمّ فحصها خلال مراجعتنا، أن منطقة جنوب وسط العراق في سلطة الائتلاف المؤقتة أخفقت في إدارة العقود والمشتريات الصغيرة جداً للبرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة بشكل صحيح. استجابة الإدارة لتقارير التدقيق السابقة أصدرنا أربعة تقارير سابقة تتعلق بالرقابة على الأموال النقدية، وإدارة العقود، وإدارة المنَح لمنطقة جنوب وسط العراق التابعة لسلطة الائتلاف المؤقتة("). وقد أصدرنا ما مجموعه 31 توصية إلى الإدارة في تلك التقارير الأربعة. استجابة للتوصيات في تلك التقارير الأربعة، وافقت الإدارة بوجه عام على اتخاذ التدابير الضرورية حل المشاكل التي تمت مناقشتها، وباشرت بتنفيذ الأعمال وفقاً للتوصيات المحددة. لذلك، لن يتم تكرار التوصيات الواردة في تلك التقارير الأربعة السابقة التي تتطبق على هذا التقرير . للإطلاع على تفاصيل التوصيات الصادرة في التقارير الأربعة السابقة المذكورة أعلاه، راجع الملاحق و، وز، وح، وط على التوالي. (6) هذه التقارير الأربعة كانت التقرير رقم SIGIR 006-05 "الرقابة على الأموال النقدية المزودة إلى جنوب وسط العراق"، بتاريخ 31 نيسان/أبريل 2005، والتقرير رقم SIGIR 15-05 "إدارة منح البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة في جنوب وسط العراق"، بتاريخ 25 تشرين الأول/أكتوبر 2005، والتقرير رقم 05-016، "إدارة العقود والمنح المستعملة لإنشاء وتشغيل أكاديمية الشرطة في بابل، بتاريخ 26 تشرين أول/أكتوبر، 2005؛ إدارة العقود، المنح، والمشتريات الصغيرة جداً لإعادة تأهيل مكتبة كربلاء، بتاريخ 26 تشرين أول/أكتوبر 2005 25 أنظمة الرقابة الداخلية ومؤشرات وجود عمليات احتيال محتملة ضعف الرقابة الداخلية المادية. أظهرت عملية التدقيق نقاط ضعف في الرقابة الداخلية المادية. لم يلتزم الوكلاء الحكوميون للولايات المتحدة وشركاء الائتلاف بالإرشاد المعمول به ولم يراقبوا أو يحصوا الأصول النقدية العراقية بالصورة الصحيحة. إضافةً لذلك، واستناداً إلى تقييمنا لعملية منح وإدارة العقود، لم تكن هناك أية ضمانات لجهة عدم حصول عمليات احتيال، أو هدر، أو سوء استخدام في إدارة وتنظيم الأصول المالية. مؤشرات وجود عمليات احتيال محتملة. خلال عملية التدقيق هذه، وجدنا مؤشرات عن احتمال وجود عمليات احتيال وحولنا هذه القضايا إلى المفتش العام المساعد لإجراء التحريات بشأنها، وإلى مكتب المفتش العام لإعادة إعمار العراق لاتخاذ التدابير المناسبة. ما تزال التحقيقات ذات الصلة مستمرة. التوصيات، وملاحظات الإدارة، والاستجابة إلى تقرير التدقيق حيث أنه تمّ حل سلطة الائتلاف المؤقتة بتاريخ 28 حزيران/يونيو 2004، فإننا نوجّه هذه التوصيات الى هيئتين من أصل أربع هيئات خلفت السلطة المذكورة، أي القيادة المشتركة للعقود في العراق وأفغانستان، ومجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق، بغداد؛ إضافةً إلى سفير الولايات لمتحدة في العراق. 1- نوصي سفير الولايات المتحدة في العراق أن يستعيد بالتحديد مبلغ 571،823 دولار المدفوع بما يزيد عن اللزوم إلى 11 عقداً. ملاحظات الإدارة. لم يتم استلام أية ملاحظات إدارية على مسودة هذا التقرير من رئيس بعثة سفارة الولايات المتحدة في بغداد. 2- نوصي اللواء، القائد للقيادة المشتركة للعقود في العراق وأفغانستان بإنشاء الوثائق الكافية والمطلوبة لتسجيل الاستلام والتوزيع لكافة الممتلكات المشتراة. ملاحظات الإدارة . وافق اللواء القائد، القيادة المشتركة للعقود في العراق وأفغانستان، على كل النتائج والتوصيات. 26 3- نوصي القائد، مجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق، أن يطلب من وكلاء الدفع الحصول على مستندات الموافقة الصحيحة على العقود قبل القيام بالإنفاق. ملاحظات الإدارة. وافق القائد، مجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق، على النتائج والتوصيات. الاستجابة لتقرير التدقيق. كانت ملاحظات اللواء القائد، القيادة المشتركة للعقود في العراق وأفغانستان؛ والقائد، مجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق على كافة التوصيات مستجيبة تماماً. زودنا مسودة عن هذا التقرير بتاريخ 29 كانون الأول/ديسمبر 2005، إلى رئيس بعثة سفارة الولايات المتحدة في بغداد. ولم يتم استلام أي ملاحظات إدارية على مسودة هذا التقرير . وعليه، نطلب من رئيس البعثة تزويدنا بملاحظاته حول هذا التقرير النهائي بحلول تاريخ 13 شباط/فبراير 02006 27 الملحق أ- النطاق والمنهجية في أيلول/سبتمبر 2004، بدأنا العمل على هذا التدقيق، المشروع رقم D22004-DCPAAF-0034.5، لمراجعة أنظمة الرقابة على الأموال النقدية لدى ضباط الإنفاق في جنوب العراق نتيجة الهواجس لتي لفت انتباهنا إليها موظفي المراقب المالي العام لدى سلطة الائتلاف المؤقتة. لقد راجعنا المستندات التالية الصادرة عن سلطة الائتلاف المؤقتة: • النظام رقم 2 لسلطة الائتلاف المؤقتة، "صندوق تنمية العراق"، بتاريخ 10 حزيران/يونيو 2003. • النظام رقم 3 لسلطة الائتلاف المؤقتة، "مجلس مراجعة البرامج"، بتاريخ 18 حزيران/يونيو 2003 • المذكرة رقم 4 لسلطة الائتلاف المؤقتة، "إجراءات العقود والمنح المطبقة على الممتلكات المحتجزة والمصادرة وصندوق تنمية العراق؛ تنفيذاً للنظام رقم 3، مجلس مراجعة البرامج"، بتاريخ 19 آب/أغسطس 2003. • قوة المهمات المشتركة الموحدة - 7، الأوامر الجزئية 89، بتاريخ 19 حزيران/يونيو 2003 • قوة المهمات المشتركة الموحدة - 7، الأوامر الجزئية 1268، بتاريخ 22 كانون الأول/ديسمبر 2003 • المدير، مجلس مراجعة البرامج، إرشاد مجلس مراجعة البرامج 01، "عملية توزيع المخصصات لسلطة الائتلاف المؤقتة"، بتاريخ 9 حزيران/يونيو، 2003، والمحدث بتاريخ 4 تشرين الأول/أكتوبر 2003. • المدير، مجلس مراجعة البرامج، إرشاد مجلس مراجعة البرامج 02، "نموذج إدارة البرامج للمناطق"، بتاريخ 30 تموز/يوليو 2003 • المدير، مجلس مراجعة البرامج، إرشاد مجلس مراجعة البرامج 03، "تقييم إدارة البرامج"، بتاريخ 9 تموز /يوليو 2003. • المدير ، مجلس مراجعة البرامج، إرشاد مجلس مراجعة البرامج 04، "حفظ ملفات المشروع"، بتاريخ 30 أيلول/سبتمبر 2003. • المدير ، مجلس مراجعة البرامج، إرشاد مجلس مراجعة البرامج 05، "رصد وتقييم البرامج"، بتاريخ 30 أيلول/سبتمبر 2003 • المدير ، مجلس مراجعة البرامج، إرشاد مجلس مراجعة البرامج 06، "نظرة عامة حول البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة"، بتاريخ 27 أيلول/سبتمبر 2003. 28 • المدير ، مجلس مراجعة البرامج، إرشاد مجلس مراجعة البرامج 06.2، "نظرة عامة حول البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة (المعدل)"، بتاريخ 14 كانون الأول/ديسمبر 2003، و 25 كانون الثاني يناير 02004 استعمل مكتب منطقة جنوب وسط العراق لسلطة الائتلاف المؤقتة أموال البرامج الإقليمية للاستجابة السريعة لمنح 907 عقود و 1،212 عملية مشتريات صغيرة جدا بين تشرين الأول 2003 وحزيران /يونيو 2004، بقيمة إجمالية قدرها حوالي 88,1 مليون دولار. ولقد راجعنا كافة العقود وعقود المشتريات الصغيرة. خلال تدقيقنا، لاحظنا نواقص في مستندات منح العقود، فوسّعنا نطاق عملنا لتحديد ما إذا تمت إدارة العقود بشكل صحيح على يد ممثلي الائتلاف في منطقة جنوب وسط العراق لتشمل التفويض، والمنح، والتنفيذ، والإشراف على العقود. ولقد تكلمنا مع ضباط العقود المتوفرين أثناء فترة تنفيذنا لعملية التدقيق حول الأمور المتعلقة بأوضاع مشاريع العقود وفحصنا المستندات المحفوظة في ملفات العقود. تواجد ضباط العقود هؤلاء بشكل أساسي في منطقة جنوب وسط العراق، التي تُعرف الآن بالمكتب الإقليمي لسفارة الولايات المتحدة، القائم في الحلة، بالعراق؛ لكن أحد ضباط العقود الذي كان يعمل سابقاً لدى منطقة جنوب وسط العراق كان قد عمل سابقاً لدى القيادة المشتركة للعقود في العراق وأفغانستان. نفذنا أعمال التدقيق في موقعين لمراجعة المستندات المطبقة وإجراءات إدارة العقود. وفي مكتب المراقب المالي العام لمجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق القائم في سفارة الولايات المتحدة في بغداد، العراق، راجعنا الإيصالات المقدمة من قبل وكلاء الدفع لمنطقة جنوب وسط العراق للتحقق من الأموال النقدية المنفقة على العقود وعقود المشتريات الصغيرة جداً. وفي المكتب الإقليمي سفارة الولايات المتحدة، راجعنا كافة النواحي الأخرى للعقود وعقود المشتريات الصغيرة جداً. نفذنا عملية التدقيق على الأداء هذه من أيلول/سبتمبر 2004 وحتى أيلول/سبتمبر 2005، وفقاً لمعايير التدقيق الحكومية المقبولة بوجه عام. استعمال البيانات المعالجة بالكمبيوتر. لم نستعمل بيانات معالجة بالكمبيوتر لتنفيذ هذا التدقيق. التغطية السابقة. مكتب المفتش العام لإعادة إعمار العراق (SIGIR)، والذي كان يسمى سابقاً مكتب المفتش العام لسلطة الائتلاف المؤقتة (CPA-IG)، أصدر ثمانية تقارير متعلقة بأنظمة الرقابة على 29 الأموال النقدية وإدارة العقود. كذلك أصدرت وكالة تدقيق جيش الولايات المتحدة تقريراً يتعلق بأنظمة الرقابة على الأموال النقدية. هذه التقارير مدرجة أدناه، وهي متوفرة على عناوين مواقع الإنترنت المشار إليها. تقارير المفتش العام لإعادة إعمار العراق. يمكن الاطلاع على هذه التقارير على موقع المفتش العام .http://www.sigir.mil على الإنترنت التقرير رقم SIGIR 05-006، "الرقابة على الأموال النقدية المزودة الى جنوب ووسط العراق"، 30 نيسان /أبريل 2005 . التقرير رقم SIGIR 05-008، "إدارة العقود الممولة من صندوق تتمية العراق"، 30 نيسان/ابريل 2005 التقرير رقم SIGIR 05-015، "إدارة منح البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة في جنوب وسط العراق"، 25 تشرين الاول/اكتوبر 2005. التقرير رقم SIGIR 05-016، "إدارة العقود والمنح المستعملة لإنشاء وتشغيل أكاديمية الشرطة في بابل"، 27 تشرين /اكتوبر 2005 التقرير رقم SIGIR 05-020، "إدارة العقود والمنح والمشتريات الصغيرة جداً المستعملة لإعادة تأهيل مكتبة كربلاء"، 26 تشرين الأول/أكتوبر 2005 تقرير المفتش العام لسلطة الائتلاف المؤقتة رقم 04-007، "الرقابة على الأموال النقدية لبرنامج النفط مقابل الغذاء لدى مكتب منسق البرنامج في أربيل، العراق"، 26 تموز /يوليو 2005 تقرير المفتش العام لسلطة الائتلاف المؤقتة رقم 04-009، "الرقابة الإدارية على الأموال النقدية لسلطة الائتلاف المؤقتة على صندوق تنمية العراق"، 28 تموز /يوليو 2004. تقرير المفتش العام لسلطة الائتلاف المؤقتة رقم 04-013، "عمليات التعاقد لسلطة الائتلاف المؤقتة المؤدية إلى والتي تشمل منح العقود"، 27 تموز /يوليو 2004. وكالة تدقيق جيش الولايات المتحدة. يمكن الاطلاع على هذه التقارير على موقع الوكالة على .https://www.aaa.army.mil/reports.htm الإنترنت تقرير تدقيق وكالة تدقيق جيش الولايات المتحدة: A-2005-0095-FFG، "الممتلكات المحتجزة والمصادرة، عملية حرية العراق"، 16 شباط/فبراير 2005. 30 الملحق ب - إرشادات سلطة الانتلاف المؤقتة المطبقة على العقود وعقود المشتريات الصغيرة جداً إن إرشادات سلطة الائتلاف المؤقتة لصندوق تنمية العراق ولعمليات مجلس مراجعة البرامج المتعلقة بالعقود هي: النظام رقم 2 لسلطة الائتلاف المؤقتة. النظام رقم 2 لسلطة الائتلاف المؤقتة، "صندوق تنمية العراق"، 10 حزيران/يونيو 2003، يصف مسؤوليات الإدارة، والاستعمال، والمحاسبة، والتدقيق لدى صندوق تنمية العراق. كان هدف هذا النظام ضمان إدارة صندوق تنمية العراق بطريقة شفافة نيابة عن الشعب العراقي، لتتوافق مع قرار مجلس الأمن الدولي رقم 1483، ومن أن كافة الإنفاقات النقدية من صندوق تنمية العراق ستكون لأغراض تفيد الشعب العراقي. النظام رقم 3 لسلطة الائتلاف المؤقتة. النظام رقم 3 لسلطة الائتلاف المؤقتة، "مجلس مراجعة البرامج"، 18 حزيران/يونيو 2003، حدد الإجراءات المطبقة على عمليات مجلس مراجعة البرامج. كان مجلس المراجعة مسؤولا عن توصيات إنفاق الموارد من صندوق تنمية العراق بطريقة تتفق مع مصالح الشعب العراقي، وتدعم أهداف سياسة سلطة الائتلاف المؤقتة، وتنسجم بالكامل مع المهمة الإشرافية لسلطة الائتلاف المؤقتة والواجبات الإدارية المالية بظل القوانين والقرارات المطبقة، بما في ذلك قرار مجلس الأمن الدولي رقم 1483. لم يكن مجلس مراجعة البرامج مسؤولاً عن الإشراف العام على الطريقة التي نفذت فيها احتياجات الإنفاق الموافق عليها. المذكرة رقم 4 لسلطة الانتلاف المؤقتة. المذكرة رقم 4 لسلطة الائتلاف المؤقتة، "إجراءات العقود والمنح المطبقة على الممتلكات العراقية المحتجزة والمصادرة وصندوق تنمية العراق، تتفيذاً للنظام رقم 3 لمجلس مراجعة البرامج"، 19 أب/أغسطس 2003، التي وفرت تعريف العقود. تمّ تعريف العقد على أنه "اتفاقية خطية تحصل بموجبها سلطة الائتلاف المؤقتة أو قوى الائتلاف على البضائع، أو الخدمات، أو الإنشاءات من فرد أو كيان، بموجب شروط وأحكام محددة، بغرض مساعدة الشعب العراقي أو المساعدة في استعادة عافية العراق". 31 الفهرس ج - المسؤوليات التنظيمية لسلطة الائتلاف المؤقتة عن العقود وعقود المشتريات الصغيرة جداً يحدد المخطط المُبيّن أدناه الكيانات التنظيمية ضمن سلطة الائتلاف المؤقتة (لا يشكل هذا مخططاً تنظيمياً كاملاً لسلطة الائتلاف المؤقتة)، التي كانت تتولى مسؤوليات الإشراف العام والمسؤوليات الإدارية للعقود، إلى أن تمّ حلها بتاريخ 28 حزيران/يونيو 2004. المدير المراقب مكتب إدارة منسق البرنامج رئيس نشاطات المالي العام البرامج الإقليمي للاستجابة التعاقد السريعة وكلاء الدفع وكلاء الدفع الميداني الميدانى الفهرس د - المسؤوليات التنظيمية الحالية لحكومة الولايات المتحدة عن العقود وعقود المشتريات الصغيرة جداً يحدد المخطط المبين أدناه الكيانات التنظيمية الحالية لحكومة الولايات المتحدة التي كانت تحمل سلطة الإشراف العام والمسؤوليات الإدارية عن العقود المدير، مكتب إدارة إعادة إعمار العراق الموافقة مجموعة الدعم للمنطقة القيادة المشتركة للعقود في مكتب المشاريع العراق أفغانستان والعقود المشتركة في وسط العراق المتطلبات الإنفاق المِنَح/الرصد الملحق ه- العقود التي دفع لها أكثر مما تستحق دفع موظفو منطقة جنوب وسط العراق لتغطية 11 عقداً بأكثر مما تستحق بمقدار حوالي 571،823 دولار. ولم تتضمن ملفات العقود أية إثباتات تشير إلى استرجاع الدفعات الزائدة عن اللزوم أو إلى مساءلة موظفي منطقة جنوب وسط العراق حول استرجاع هذه الأموال. للإطلاع على العقود، راجع الجدول أدناه. الدفعات الزائدة عن اللزوم إلى العقود نطاق العمل قيمة العقد قيمة الدفع الزائد تاريخ توقيع العقد رقم العقد DAVB01-04-M- 3،130 دولار تحسين مباني مجلس 27،747 دولار 3 كانون الثاني /يناير 8007 2004 المشكهاب أميركي أميركي DAVB01-04-M- 8،615 دولار 5 كانون الثاني/يناير ترميم المركز الديمقراطي 86،385 دولار 8022 2004 أميركي للعشائر في كربلاء أميركي DAVB01-04-M- 3،120 دولار تطوير مرافق دائرة الشرطة 46،880 دولار 29 تشرين الثاني / 8123 في الحلة نوفمبر 2004 أميركي أميركي DAVB01-04-M- 32،300 دولار 780 دولار حسين وإصلاح دائرة 29 تشرين الثاني / 8134 مكافحة الحريق في المهاول أميركي نوفمبر 2004 أميركي DAVB01-04-M- 10،000 دولار 3 آذار /مارس 2004 131،400 دولار جسر المشاة في جسرا 8224 أميركي أميركي DAVB01-04-M- 420،000 420،000 دولار عربتان مدرعتان 11 آذار /مارس 2004 8258 أميركي دولار أميركي DAVB01-04-M- 18 آذار /مارس 2004 98،576 دولار 7،208 دولار حضير موقع تركيب وحدة 8278 الرص لمحطة معالجة المياه أميركي أميركي DAVB01-04-M- 11،100 دولار إعادة إعمار مدرسة الناصر 18 آذار /مارس 2004 41،100 دولار 8288 أميركي أميركي DAVB01-04-M- 120،000 دولار 1 نيسان/آبريل 2004 33،370 دولار قوة امن القوافل 8355 أميركي أميركي DAVB01-04-M- 14،000 دولار 42،000 دولار الإشراف على مواصفات 2 حزيران/يونيو 8366-P0001 2004 العقود الأصلية أميركي أميركي DAVB01-04-M- 28 حزيران/يونيو 32،500 دولار 127،500 دولار رصف الطرق في غريت 8779 2004 أميركي أميركي كابازا في الخراط 571،823 القيمة الإجمالية 1،145،888 دولار للعقود أميركي دولار أميركي 34 الملحق و - توصيات تقرير التدقيق السابق - تقرير المفتش العام لإعادة إعمار العراق رقم 05-006، "الرقابة على الأموال النقدية المزودة الى منطقة جنوب وسط العراق"، 30 نيسان/أبريل 2005 أصدرنا أربعة تقارير سابقة تعالج أنظمة الرقابة على الأموال النقدية، وإدارة العقود، وإدارة المنح منطقة جنوب وسط العراق التابعة سلطة الائتلاف المؤقتة. قدمنا 31 توصية إلى الإدارة في هذه التقارير الأربعة. لن نعيد تكرار التوصيات الصادرة في تلك التقارير السابقة والمنطبقة على هذا التقرير لأن تلك الهيئات التي قدمنا إليها التوصيات المذكورة أقرت هذه التوصيات بوجه عام، ووافقت على اتخاذ التدابير اللازمة. نورد أدناه التوصيات وملاحظات الإدارة من تقرير المفتش العام لإعادة إعمار العراق رقم 05-006، "الرقابة على الأموال النقدية المزودة لجنوب وسط العراق"، 30 بيسان ابريل 02005 نوصي بأن يطلب قائد مجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق من مدير المحاسبة لدى سندوق تنمية العراق اتخاذ التدابير التالية: 1- أن يتفحص بدقة، ويتحقق من، ويتحرى عن بيانات المحاسبة التي يحتفظ بها ضابط وكيل الدفع لتحديد الأخطاء، والاغفالات، والبيانات غير الدقيقة وغير المكتملة. ملاحظات الإدارة. وافق على ذلك المراقب المالي العام لدى قائد مجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق (JASG-C) ويقوم باتخاذ التدابير التصحيحية. لقد قيم مدير محاسبة صندوق تنمية العراق كافة بيانات استمارات المحاسبة لدى ضابط الوكيل، والتي تمت مراجعتها أيضاً من قبل ضابط الإنفاق المساعد السابق، والمراقب المالي العام لمجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق. وهكذا، يقوم حالياً مدير محاسبة صندوق تنمية العراق باحتساب كافة الأموال النقدية المنفقة من قبل وكلاء مستوى الفرقة في كافة المناطق ويتحقق من دقة القيم النقدية المسجلة. كذلك اتخذ المراقب العام لمجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق التدابير وفقاً لأنظمة الإدارة المالية لوزارة الدفاع لضمان الترتيب الصحيح لملفات وكلاء مستوى الفرقة التي تشمل أرصدة الحسابات غير القابلة للتسوية. وستنفذ المراجعات الإضافية المطلوبة من قبل فريق المهام الخاصة. قدر المراقب المالي العام لمجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق الوقت اللازم لاستكمال هذه الأعمال في 30 أيلول/سبتمبر 2005. 35 2- أن يضمن استعمال مستندات بيانات حسابات ضباط الوكلاء (وكلاء الدفع) لتسجيل كافة التحويلات النقدية ما بين الوكلاء والقيمة الإجمالية للأموال المزودة الى وكلاء مستوى الفرقة. ملاحظات الإدارة. وافق المراقب العام لمجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق واتخذ التدابير التصحيحية. ويقوم حاليا المراقب المالي العام لمجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق بحفظ وإتمام البيانات الدقيقة لاستمارات حسابات كافة ضباط وكلاء مستوى الفرقة. ويقوم حاليا كافة وكلاء مستوى الفرقة بحفظ بيانات حسابات ضباط الوكلاء عند تقديم الأموال إلى وكلاء الدفع الميدانيين، وكذلك تجري مطالبة وكلاء الدفع الميدانيين بتسوية حساباتهم كل 30 يوماً. لا يَعهد المراقب المالي العام لدى مجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق الأموال إلى أي فرد، ما لم يتم تعيينه بشكل صحيح كوكيل دفع على مستوى الفرقة، وذلك على يد المراقب المالي العام لمجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق. يتم تزويد وكلاء مستوى الفرقة بالتعليمات والتدريبات المتعلقة بمسؤولياتهم لضمان معرفتهم بسلطاتهم في إصدار ومراقبة الأموال. يُفرض على كافة وكلاء مستوى الفرقة تزويد المستندات الصحيحة عن أية أموال نقدية لوكلاء الدفع الميدانيين عند تسوية الحسابات مع ضابط الإنفاق المساعد لمجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق. لقد بيّن المراقب المالي العام لمجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق ان الأعمال التصحيحية انجزت بتاريخ 1 نيسان/ابريل 2005. 3- اتخاذ تدابير لحل حالات عدم الالتزام . ملاحظات الإدارة. وافق المراقب المالي العام لمجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق وهو يتخذ حالياً الأعمال التصحيحية. ويقوم المراقب العام لمجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط لعراق لإنشاء عملية تصفية الإيصالات، ولتشمل استعمال قائمة التدقيق المستخدمة حديثا لوكلاء مستوى القسم/ وكلاء الدفع الميدانيين وللتحقق منها من جانب ضابط إنفاق صندوق تنمية العراق بحيث يستطيع وكلاء مستوى القسم تصحيح وتصفية حسابهم بشكل مناسب. سوف يُفرض تقديم قائمة تدقيق بالإنفاقات من قبل وكيل مستوى القسم عن كل مستند دفع مقدم ليتم توثيق واحتساب كل إنفاق للأموال بالشكل الصحيح. كما التحقق من كافة الاستمارات المقدمة لضمان انها تشمل التواريخ والتواقيع الصحيحة من الأفراد المفوضين. قدر المراقب المالي العام لمجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق أن يكون تاريخ الانتهاء من هذه الأعمال في 30 أيلول/سبتمبر 2005. 36 4- أن يأمر وكلاء الدفع الميدانيين بتقديم المستندات المطلوبة الى وكلاء الدفع على مستوى الفرقة كل 30 يوماً وتصفية حساباتهم النقدية، وأن يأمر وكلاء مستوى الفرقة بتقديم المستندات المطلوبة الى مدير حساب صندوق تنمية العراق كل 30 يوماً وتصفية حساباتهم النقدية فقط بعد مراجعة كافة المستندات المطلوبة والتحقق منها. ملاحظات الإدارة. وافق المراقب المالي العام لمجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق واتخذ التدابير التصحيحية. لقد أصدر المراقب المالي توجيهات إلى وكلاء مستوى الاة ( ) ووكلاء الدفع الميدانيين، وهو يفرض تطبيق المتطلبات لأجل الالتزام الصارم بمتطلبات احتساب الأموال النقدية لتشمل أي وكيل مستوى فرقة كان قد أُعفي من مهامه وطُرد بموجب رسالة إبطال. ويشمل ذلك التعليمات المتعلقة بتصفية حسابات هؤلاء مع ضابط الانفاق الملائم، وإعادة جميع الأموال النقدية ومستندات الانفاق إلى ضابط الانفاق الملائم، والتوقف عن الانفاق خلال 72 ساعة من استلام رسالة الأبطال. ويفرض المراقب المالي العام لدى مجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق على كافة وكلاء مستوى الفرقة ان يقوموا بتسوية حساباتهم بشكل مناسب مع ضابط الإنفاق الملائم لدى مجموعة الدعم المذكورة، قبل مغادرة البلاد. ورغم حصول حالات سابقة غادر فيها وكلاء مستوى الفرقة البلاد دون إبلاغ ضابط الإنفاق الملائم أو مدير البرنامج العائد لهم، فقد راجع المراقب المالي العام لدى المجموعة المذكورة هذه الحسابات واتخذ تدابير تصحيحية وفقاً للأنظمة المتعلقة بإدارة أموال وزارة الدفاع. لقد تأكد المراقب المالي العام لدى مجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق من ان الأعمال التصحيحية أنجزت بتاريخ 1 نيسان/أبريل 2005. 5- أن يصدر ويحفظ رسائل التعيين المطلوبة لكافة وكلاء الدفع والتي تشمل لغة تنص على تحديد المسؤولية المالية. ملاحظات الإدارة وافق المراقب المالي العام لمجموعة الدعم للمنطقة المشتركة (JASG-C) في وسط العراق واتخذ التدابير التصحيحية. لقد صادق المراقب المالي العام على إصدار رسائل تعيين لكافة الوكلاء تشمل لغة تنص على تحديد المسؤولية المالية. إضافة لذلك، أقر كافة وكلاء مستوى القسم الذين تم تعيينهم، ووقعوا على رسائل تعيينهم، على أنهم سيقومون بتسوية حساباتهم قبل إعفائهم من مهامهم. وقد أبلغ المراقب المالي العام أن التدابير التصحيحية قد أنجزت بتاريخ 1 نيسان/أبريل 02005 37 6- ان ينشئ فريق مهام خاص للقيام بالمسؤوليات التالية: أ- إجراء مراجعة دقيقة للإيصالات المزودة سابقاً من قبل كل وكيل مستوى الفرقة ووكيل الدفع الميداني لتحديد القيمة الفعلية للإيصالات الصالحة المقدمة. ملاحظات الإدارة. وافق المراقب المالي العام لمجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق وهو يتخذ حالياً الأعمال التصحيحية. تقوم المجموعة المذكورة بإنشاء فريق مهام خاص ليقوم بالمراجعة وينجزها، إضافة لاتخاذ التدابير المحددة أعلاه. سنضم إيصالات حسابات وكيل مستوى الفرقة/وكيل الدفع الميداني التي لم تجرِ تسويتها وسوف تتم إحالتها إلى التحقيق، وسنحدد صلاحية كل الإيصالات المقدمة. لقد قدر المراقب المالي العام لمجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق أن تاريخ الإنجاز لهذه الأعمال سيكون في 30 أيلول/سبتمبر 2005. ب- تسوية البيانات السابقة لحسابات وكيل الضابط لجهة الأخطاء والاغفالات، من أجل حديد قيمة الأموال النقدية المزودة الى كل وكيل من وكلاء مستوى الفرقة ومن وكلاء الدفع الميداني. ملاحظات الإدارة. وافق المراقب المالي العام لمجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق وهو يتخذ حالياً التدابير التصحيحية. واعتماداً على الاختلافات المعروفة في الحسابات ونتيجةً لتلك المحددة خلال التدقيق، صحح المراقب المالي العام استمارات بيانات حسابات ضباط وكلاء مستوى لفرقة ووكلاء الدفع الميداني، وحدد الوكلاء الذين لم يقوموا بتسوية حساباتهم بالكامل. ورغم تحويل المراقب المالي العام هذه الحسابات للتحقيق، فإننا ننوي مراجعة هذه الحسابات لجهة دقتها ولتحديد القيمة الفعلية للأموال المقدمة وكشف أية أخطاء أو اغفالات. لقد وضع المراقب المالي العام أيضا إجراءات للتشديد على أنها من مسؤولية وكلاء مستوى الفرقة تسوية حسابات وكلاء الدفع الميدانيين المعنيين قبل تسوية حساباتهم مع ضابط إنفاق صندوق تنمية العراق، وتحديد الأخطاء المحتملة أو الاغفالات، وتحديد قيمة الأموال النقدية المزودة الى كل وكيل دفع ميداني. يقوم المراقب المالي لمجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق بإنشاء فريق مهام خاص لتنفيذ وإنجاز مراجعة بيانات استمارات حسابات ضباط وكلاء مستوى الفرقة. لقد قدر المراقب العام لمجموعة الدعم للمنطقة المشتركة لوسط العراق ان تاريخ إنجاز هذه العمال سيكون في 30 أيلول/سبتمبر 2005. 38 ج- تسوية كل الحسابات السابقة لوكلاء مستوى الفرقة ووكلاء الدفع الميداني لتحديد ما إذا كانت هناك أرصدة غير مدفوعة. سيتخذ المراقب المالي العام لمجموعة الدعم للمنطقة لمشتركة في وسط العراق التدابير المناسبة لتحصيل الأموال النقدية. ملاحظات الإدارة. وافق المراقب المالي العام لمجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق وهو يتخذ التدابير التصحيحية. انشأ المراقب المالي لمجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق فريق مهام خاص سوف يقوم بتسوية حسابات وكلاء مستوى الفرقة ووكلاء الدفع الميدانيين تحديد الأرصدة غير المدفوعة. ووفقاً لذلك، وفي حال وجدت أرصدة غير مدفوعة، سيتخذ المراقب المالي العام لمجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق التدابير المناسبة لتحصيل الأموال النقدية المدينة. لقد قدر المراقب العام لمجموعة الدعم للمنطقة المشتركة تاريخ إنجاز هذه الأعمال في 30 آيلول/سبتمبر 02005 موقف المفتش المالي العام لإعادة إعمار العراق. وافق قائد مجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق على نتائج تقرير التدقيق والتوصيات وكانت استجابته كاملة. ولقد اتخذ قائد مجموعة الدعم المذكورة التدابير، أو هو في قيد اتخاذ التدابير، لتصحيح النقص في التقارير . عمل ثلاثة أفراد مختلفين في منصب المراقب المالي العام لمجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق، وهو المنصب الذي يوفر خدمة مدير الحسابات لصندوق تنمية العراق، وذلك منذ بدء تقرير التدقيق في يلول 2004 وحتى إنجازه في نيسان/أبريل 2005. وخلال عملية التدقيق، أبلغ فريق التدقيق كل من هؤلاء المراقبين الماليين العامين عن النواقص المكتشفة. ونتيجة لذلك، بدأ هؤلاء المراقبون باتخاذ التدابير التصحيحية على النحو المحدد في ملاحظات الإدارة. وقد تمّ وضع تواريخ إنجاز تقديرية معقولة للتدابير التصحيحية التي لم تُنجز بعد. الملحق ز - توصيات تقرير التدقيق السابق - تقرير المفتش العام لإعادة إعمار العراق رقم 05-015، "إدارة منح البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة في جنوب وسط العراق"، 25 تشرين الأول/أكتوبر 2005 أصدرنا أربعة تقارير سابقة تعالج أنظمة الرقابة على الأموال النقدية وإدارة العقود وإدارة المنح منطقة جنوب وسط العراق لدى سلطة الائتلاف المؤقتة. لقد أصدرنا 31 توصية إلى لإدارة في هذه التقارير الأربعة. لن نعيد تكرار التوصيات الصادرة في هذه التقارير السابقة والمنطبقة على هذا التقرير لأن تلك الهيئات التي قدمنا إليها التوصيات أقرت هذه التوصيات بوجه عام، ووافقت على اتخاذ التدابير اللازمة. نورد أدناه التوصيات والملاحظات الإدارية في تقرير المفتش العام لإعادة إعمار العراق رقم 05-015، "إدارة منح البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة في جنوب وسط لعراق"، 25 تشرين الأول/أكتوبر 2005. 1. نوصي بان يحدّد السفير الاميركي لدى العراق الجهة المسؤولة عن تحصيل المبالغ الزائدة عن قيمة المنَح، وأن يأمر الفرد المسؤول باتخاذ الإجراءات للسعي إلى استرجاع الأموال المدفوعة زيادة عن المِنح. ملاحظات الإدارة. ما زلنا ننتظر إجابة السفير الأميركي لدى العراق على هذه التوصية. نوصي بان يضمن مدير مكتب إدارة إعادة إعمار العراق الحصول على التفويض والإشراف المناسبين بخصوص الموافقة على المنح وعلى العملية الإدارية بالنسبة لجميع المنح الحالية والمستقبلية. ملاحظات الإدارة. وافق مدير مكتب إدارة إعادة إعمار العراق على التوصيات. 3. نوصي بان يطالب اللواء القائد، القيادة المشتركة للعقود في العراق وأفغانستان، ضباط العقود، بما يلي، بالنسبة لجميع المنح الحالية والمستقبلية: أ- إتباع قانون وزارة الدفاع 3210.6-R، الخاص بالمنح والاتفاقيات، المتعلقة بإعطاء وإدارة المِنَح. ب- مطالبة المستفيدين من المنَح تقديم الإيصالات التي تُفصّل جميع النفقات. ج- فرض تقديم تقارير شهرية من جانب المستفيدين من المِنَح تُفصّل النفقات والإنجازات. 40 د- تأمين زيارات ميدانية منتظمة إلى مواقع المستفيدين من المنح. 5- فرض تقديم تقارير عند نهاية المِنَح لتقييم أداء المستفيد ولتوثيق نتائج المِنَح مقارنة مع أهدافها. ملاحظات الإدارة. وافق القائد الحالي للقيادة المشتركة للعقود في العراق وأفغانستان، ولاحظ أن القيادة ليس لديها ضباط للمنح وأن المطلب الطبيعي لتقديم التقارير بخصوصها هو كل ثلاثة أشهر. 4. نوصي قائد مجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق بان: أ- يطالب وكلاء الدفع بالحصول على الوثائق المناسبة بخصوص الموافقة على المِنَح قبل إجراء المدفوعات. ب- يطالب بالفصل المناسب للواجبات. ج- يشكل فريق خاص لمراجعة المدفوعات الحاصلة في مناطق أخرى من العراق لتحديد ما إذا كانت نفس الظروف قائمة فيها مثل ما حدّدها المفتش العام الخاص بإعادة إعمار العراق في منطقة جنوب وسط العراق. ملاحظات الإدارة. وافق قائد مجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق على جميع التوصيات واتخذ الإجراءات التصحيحية. ووافق قائد المجموعة جزئياً على توصية السعي إلى استرجاع المدفوعات الزائدة عن اللزوم مُعلنا أن مسؤولية السعي إلى استرجاع أية مدفوعات زائدة عن المنح تعود إلى المكتب الذي أدار المنح وليس إلى مكتب الدفع. غير أنه سوف يدعم أية توجيهات يقدمها المكتب المسؤول. نتيجة لذلك، ألغينا التوصية إلى قائد مجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق القائلة بالسعي إلى استرجاع المدفوعات الزائدة عن اللزوم. موقف المفتش العام لإعادة إعمار العراق. وافق بوجه عام مدير مكتب إدارة إعادة إعمار العراق واللواء القائد للقيادة المشتركة للعقود في العراق وأفغانستان وقائد مجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق على النتائج والتوصيات. وكانت الملاحظات التي توافقت مع التوصيات مستجيبة. ولكن، بالنسبة لتوصية واحدة، ذكرت مجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق انها لا تتحمل مسؤولية تحصيل استعادة الدفعات الزائدة عن اللزوم للمنح. لذلك، أضفنا توصية إلى سفير الولايات المتحدة الى العراق في التقرير النهائي لتحديد من هو المسؤول عن استعادة هذه الأموال وحذفنا التوصية الموجهة الى مجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق لمحاولة استعادة الدفعات الزائدة. 41 الملحق ح - توصيات تقرير التدقيق السابق - تقرير المفتش العام لإعادة إعمار العراق رقم 05-016، "إدارة العقود والمنح المستعملة لإنشاء وتشغيل أكاديمية الشرطة في بابل"، 26 تشرين الأول/أكتوبر 2005 أصدرنا أربعة تقارير سابقة تعالج أنظمة الرقابة على الأموال النقدية، وإدارة العقود، وإدارة المنح منطقة جنوب وسط العراق لدى لسلطة الائتلاف المؤقتة. لقد أصدرنا 31 توصية إلى الإدارة في هذه التقارير الأربعة. لن نعيد تكرار التوصيات الصادرة في هذه التقارير السابقة والتي تنطبق على هذا التقرير لأن الهيئات التي وجهت إليها هذه التوصيات أقرتها بوجه عام، ووافقت على اتخاذ التدابير الضرورية. نورد أدناه التوصيات والملاحظات الإدارية من تقرير المفتش العام لإعادة إعمار العراق رقم 05-016، "إدارة العقود، والمنح، المستعملة لإنشاء وتشغيل أكاديمية الشرطة في بابل"، 26 تشرين الأول/ أكتوبر 2005. 1. نوصي بأن يتأكد مدير مكتب إدارة إعادة إعمار العراق من أن السياسات والإجراءات المعتمدة لمتفويض، والمِنَح، والتوحيد للعقود والمِنَح تنفذ بصورة فعالة وأنها مُتّبعة، وأن الملفات الكاملة التي تدعم معاملات العقود والمنح يجري تنظيمها والحفاظ عليها. ملاحظات الإدارة. لم يزود المدير، مكتب إدارة إعادة إعمار العراق ملاحظات خطية على التقرير لكنه وافق شفهياً عل النتائج والتوصيات من خلال محادثة هاتفية مع المفتش العام. 2. نوصي بأن يعمد القائد الحالي للقيادة المشتركة للعقود في العراق/أفغانستان: أ- إلى التأكد من أن السياسات والإجراءات لمنَح وتوحيد العقود والمِنَح تطبق بصورة فعالة ويتم اتبعاها. إلى التأكد من أن سياسات وإجراءات الرصد لأداء العقود والمنح تطبق بصورة فعالة ويتم اتباعها. إلى التأكد من أن التجهيزات المشتراة يتم تسليمها وأن الإنشاءات تُستكمل. د - إلى تنظيم والاحتفاظ بالملفات الكاملة لدعم معاملات منح العقود والمنح. ملاحظات الإدارة. وافق اللواء القائد، القيادة المشتركة للعقود في العراق وأفغانستان على النتائج والتوصيات. 42 3. نوصي بأن يضمن قائد مجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق أن السياسات والإجراءات الخاصة بصرف الأموال الواردة من صندوق تنمية العراق والمستعملة للعقود والمِنَح تطبق بصورة فعالة وتُتبع، وأن الأموال تنفق للأغراض المقصودة منها، وأن الملفات الكاملة الداعمة لمعاملات منح العقود والمنح يجري تنظيمها والحفاظ عليها. ملاحظات الإدارة. وافق قائد مجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق على النتائج والتوصيات. مركز المفتش العام لإعادة إعمار العراق. وافق مدير مكتب إدارة إعادة إعمار العراق، واللواء القائد للقيادة المشتركة للعقود في العراق وأفغانستان، وقائد مجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق على النتائج والتوصيات وكانت الملاحظات على التوصيات مستجيبة بالكامل. 43 الملحق ط - توصيات تقرير التدقيق السابق - تقرير المفتش العام لإعادة إعمار العراق رقم 05-020، "إدارة العقود والمنَح والمشتريات الصغيرة جداً لإعادة تأهيل مكتبة كربلاء"، 26 تشرين الأول/أكتوبر 2005 أصدرنا أربعة تقارير سابقة تعالج أنظمة الرقابة على الأموال النقدية وإدارة العقود وإدارة المِنَح منطقة جنوب وسط العراق لدى لسلطة الائتلاف المؤقتة. وأصدرنا 31 توصية الإدارة في هذه التقارير الأربعة. لن نعيد تكرار التوصيات الواردة في هذه التقارير السابقة والتي تنطبق على هذا التقرير لأن المنظمات التي وجهت إليها هذه التوصيات أقرتها بوجه عام، ووافقت على اتخاذ التدابير الضرورية. نورد أدناه التوصيات والملاحظات الإدارية من تقرير المفتش العام لإعادة إعمار العراق رقم 05-020، "إدارة العقود، والمِنَح، والمشتريات الصغيرة جداً لإعادة تأهيل مكتبة كربلاء"، 26 تشرين الأول/أكتوبر 2005. 1- نوصي بأن يقوم سفير الولايات المتحدة إلى العراق، بوجه خاص، باسترجاع مبلغ 154،000 دولاراً المتبقي في رصيد المنحة الملغاة والباقي في الإيداع، وآية أموال أخرى تتعلق بالمنحة الملغاة، والأموال التي تجاوزت مبلغ العقود، وإعادة الأموال المسترجعة إلى الحكومة العراقية. ملاحظات الإدارة. ما زلنا ننتظر إجابة سفير الولايات المتحدة إلى العراق على هذه التوصية. 2- نوصي بأن يقوم مدير مكتب إدارة إعادة الإعمار العراق بالتأكد من التطبيق الفعال لكافة السياسات والإجراءات المعتمد لكل من التفويض، والمنح، والتنفيذ الفعال للعقود والمنَح ومن أنها تُتبع، ومن انه يتم الاحتفاظ بملفات كاملة تدعم المعاملات التي أجريت بخصوص العقود والمِنح. ملاحظات الإدارة: لم يزود مدير مكتب إدارة إعادة إعمار العراق ملاحظات خطية على التقرير ولكنه وافق شفهيا على النتائج والتوصيات خلال مكالمة هاتفية مع المفتش العام. 3- نوصي بأن يقوم قائد القيادة المشتركة للعقود في العراق وأفغانستان، بما يلي: أ- التأكد من التطبيق الفعال للسياسات والإجراءات المعتمدة للمنح، ولتوحيد العقود والمنح، والتأكد من أنها تنفذ بفعالية ويتم اتباعها. 44 التأكد من التطبيق الفعال للسياسات والإجراءات الموضوعة لعملية رصد أداء العقود والمنح أنها تنفذ ويتم ابتاعها. ج- التأكد من ان استكمال التصليحات، وتسليم المعدات المشتراة، وتقديم الخدمات، وتنفيذ الأعمال وإنجاز أداؤها بالكامل. د-الاحتفاظ بملفات كاملة لدعم المعاملات التي تجري على العقود والمِنَح. ملاحظات الإدارة: وافق قائد القيادة المشتركة للعقود في العراق وأفغانستان على النتائج والتوصيات 4- نوصي قائد مجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق بالتاكد من التطبيق الفعال للسياسات و الإجراءات المعتمدة لإنفاق الأموال الواردة من صندوق تنمية العراق على العقود والمِنَح، وأنه يتم تنفيذها بفعالية، ومن ان الأموال تُنفق للأغراض المقصودة منها، ومن انه تم الاحتفاظ بملفات كاملة لدعم المعاملات التي تجري بخصوص العقود والمنح وانه قد تم التقيد بها. ملاحظات الإدارة: وافق قائد مجموعة الدعم المشتركة في وسط العراق على النتيجة والتوصيات موقف المفتش العام لإعادة إعمار العراق. وافق مدير مكتب إدارة إعادة إعمار العراق، واللواء القائد للقيادة المشتركة للعقود في العراق وأفغانستان، وقائد مجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط لعراق مع النتائج والتوصيات وكانت الملاحظات على التوصيات مستجيبة بالكامل. 45 الملحق ي - المختصرات CPA سلطة الائتلاف المؤقتة CPA-IG مكتب المفتش العام لسلطة الائتلاف المؤقتة DFI صندوق تنمية العراق DLA وكيل مستوى الفرقة PRB مجلس مراجعة البرامج R3P البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة SIGIR المفتش العام لإعادة إعمار العراق 46 الملحق ك - توزيع التقرير وزارة الخارجية وزير الخارجية المستشار الرئيسي للوزير والمنسق للعراق السفير الأميركي في العراق مدير مكتب إدارة إعادة إعمار العراق المفتش العام لوزارة الخارجية. وزارة الدفاع وزير الدفاع نائب وزير الدفاع مدير مكتب دعم إعادة الإعمار الدفاعي في العراق مساعد وزير الدفاع (المراقب العام للحسابات)/ المسؤول المالي الرئيسي نائب المسؤول المالي الرئيسي نائب المراقب العام للحسابات (البرنامج/الموازنة) المفتش العام لوزارة الدفاع وزارة الجيش مساعد وزير الجيش لشؤون الاستملاكات واللوجستيات والتكنولوجيا النائب الرئيسي لمساعد وزير الجيش لشؤون الاستملاكات واللوجستيات والتكنولوجيا نائب مساعد وزير الجيش (السياسة والمشتريات) مدير مكتب المشاريع والعقود اللواء القائد للقيادة المشتركة للعقود في العراق/أفغانستان مساعد وزير الجيش للإدارة المالية والمراقب العام رئيس المهندسين وقائد سلاح الهندسة في الجيش الأميركي قائد فرقة منطقة الخليج لمدقق العام في الجيش القيادة المركزية الأميركية قائد القوات المتعددة الجنسيات في العراق 47 قائد القيادة الأمنية الانتقالية المتعددة الجنسيات في العراق قائد، مجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق هيئات دفاعية أخرى مدير وكالة تدقيق العقود الدفاعية هيئات حكومية فدرالية أخرى مدير مكتب الإدارة والموازنة المراقب المالي العام للحسابات في الولايات المتحدة المفتش العام لوزارة المالية المفتش العام لوزارة التجارة المفتش العام لوزارة الصحة والخدمات الإنسانية المفتش العام للوكالة الأميركية للتنمية الدولية مدير بعثة الوكالة الأميركية للتنمية الدولية في العراق لجان الكونغرس واللجان الفرعية، الرئيس وعضو الأقلية مجلس الشيوخ الأميركي لجنة مجلس الشيوخ للتخصيصات المالية اللجنة الفرعية للشؤون الدفاعية اللجنة الفرعية للبرامج الخارجية والعمليات الخارجية والبرامج المرتبطة بها لجنة مجلس الشيوخ لشؤون القوات المسلحة لجنة مجلس الشيوخ لشؤون العلاقات الخارجية اللجنة الفرعية للعمليات الدولية والإرهاب الدولي اللجنة الفرعية لشؤون الشرق الأدنى وجنوب آسيا لجنة مجلس الشيوخ لشؤون الأمن الوطني والشؤون الحكومية اللجنة الفرعية لشؤون الإدارة المالية الفدرالية والمعلومات الحكومية والأمن الدولي اللجنة الفرعية للإشراف على شؤون الإدارة الحكومية واليد العاملة الفدرالية ومقاطعة كولومبيا 48 مجلس النواب الأميركي لجنة مجلس النواب للتخصيصات المالية اللجنة الفرعية للشؤون الدفاعية اللجنة الفرعية للعمليات الخارجية، وتمويل الصادرات، والبرامج المرتبطة بها اللجنة الفرعية للعلوم، والشؤون الخارجية، والعدل، والتجارة، والوكالات المرتبطة بها لجنة مجلس النواب للقوات المسلحة لجنة مجلس النواب للإصلاح الإداري اللجنة الفرعية للإدارة، والمالية، والمحاسبة عن المسؤولية اللجنة الفرعية للأمن القومي، والتهديدات الناشئة، والعلاقات الدولية لجنة مجلس النواب للعلاقات الدولية اللجنة الفرعية للشرق الأوسط وآسيا الوسطى 49 الملحق ل - أعضاء فريق التدقيق تم إعداد تقرير التدقيق هذا، وتنفيذ أعمال التدقيق، بظل توجيهات جوزف تي. مكدرموت، مساعد المفتش العام للتدقيق، في مكتب المفتش العام لإعادة إعمار العراق. أعضاء الفريق الذين ساهموا في إعداد هذا التقرير هم: انجيلينا جونستون كفين أوكونور روبرت موريل وليم شيمب وليم وايتهيد 50 ملاحظات الإدارة اللواء القائد، القيادة المشتركة للعقود في العراق وأفغانستان مركز القيادة القيادة المشتركة للعقود في العراق وأفغانستان بغداد، العراق APO AE 09316 يرسل الرّد إلى 8 كانون الثاني/يناير 2005 القوات المتعددة الجنسيات في العراق - القيادة المشتركة للعقود (MNFI-JCC) مذكرة إلى المفتش العام لإعادة إعمار العراق، بغداد، العراق الموضوع: مسودة تقرير التدقيق حول إدارة عقود البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة في جنوب وسط العراق (D2004-DCPAAF-0034.5 المشروع رقم ،SIGIR-05-023 التقرير رقم) يرجى الرجوع إلى نسخة التقرير المؤرخ في 29 كانون الأول/ديسمبر 2005 طلب من القيادة المشتركة للعقود في العراق وأفغانستان (JCC-IA) مراجعة التقرير والتوصيات. الملاحظات هي التالية بالنسبة للتوصيات إلى القيادة المشتركة للعقود في العراق وأفغانستان. التوصيات: ان يُنشئ اللواء القائد، القيادة المشتركة للعقود في العراق وأفغانستان، المستندات الكافية والمطلوبة لتسجيل الاستلام والتوزيع للممتلكات المشتراة. استجابة القيادة المشتركة للعقود في العراق وافغانستان: نوافق على التوصيات. في آيلول/سبتمبر 2004، تم إنشاء قطاع إدارة الممتلكات لدى مكتب المشاريع والعقود (PARC-R)، وفي أيلول/سبتمبر 2005، أنشأت القيادة المشتركة العقود في العراق وأفغانستان قطاع إدارة الممتلكات ضمن المكتب المذكور (PARC-R)، وحاليا تتم مراجعة كافة مستندات استدراج عروض الأسعار لضمان شمولها الشروط الملائمة المتعلقة بالممتلكات ومن إنشاء شروط خط العقود (CLINs) كي تتمكن الحكومة من تعقب المشتريات والمبالغ المدفوعة لبنود الممتلكات، كالمركبات. لقد تم نشاء نظام التعقب للمحافظة على الإظهار الواضح للممتلكات المشتراة من قبل المقاول، والممتلكات المجهزة من قبل الحكومة. للاستعلام عن معلومات تتعلق بالشؤون الإدارية وإدارة الممتلكات المشتراة من قبل و/أو التي تكون بحوزة المقاولين، يرجى الاتصال بالسيد مايكل غالغر على الرقم 1513-544-703 . ادوين اتش مارتن عقيد في الجيش الأميركي المساعد الرئيسي المسؤول عن العقود ملاحظات الإدارة لقائد، مجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق (الموقتة)، القوات المتعددة الجنسيات في العراق مجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق (المؤقتة) القوات المتعددة الجنسيات في العراق سفارة الولايات المتحدة في بغداد يرسل الرّد إلى: 9 كانون الثاني /يناير 2006 مجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق (JASG-C) ذكرة إلى المفتش العام لإعادة إعمار العراق، بغداد، العراق لموضوع: الاستجابة لمسودة تقرير التدقيق حول إدارة عقود البرنامج الإقليمي للاستجابة السريعة في جنوب وسط العراق، المؤرخة في 29 كانون الأول/ديسمبر 2005 لغرض: تقديم ملاحظات مجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق (JASG-C) حول مسودة تقرير التدقيق المشار إليه. 1- بالنسبة لموضوع التقرير ، نقدم الملاحظات وفقاً لما هو مطلوب في توصيات مسودة التقرير المبينة. أ- التوصية: نوصي بان يطلب قائد مجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق من وكلاء لدفع تأمين مستندات الموافقة المناسبة على العقود قبل الإنفاق. ب- ملاحظات الإدارة. نوافق. ان رسالة التعيين التي يتوجب ان يوقعها كل وكيل دفع يجب ان تحدد شكل خاص المستندات المطلوبة لكل عملية دفع. تنص رسالة التعيين على أن: لكل عملية إنفاق، يجب على الوكيل المعيّن ان يحفظ إما، (1) كافة السجلات المتعلقة بالإنفاق (أي العقد، وتقرير الاستلام، والفاتورة، وإيصالات الإنفاق، و (ب) الاستمارة القياسية رقم 44 (طلب الشراء- الفاتورة- الإيصال، و(ج) الاستمارة CPA 1034 (إيصال عام لمشتريات الخدمات غير تلك الشخصية)، والفاتورة، والعقد، و (د) قائمة التحقق من الإنفاق تؤكد صلاحية كافة مستندات الإنفاق التي تم تقديمها وتم التحقق من صحتها من جانب كافة وكلاء الدفع المعيّنين. كذلك، وقبل أن يتمكن أي وكيل دفع من تصفية مسؤوليته في المحاسبة عن الأموال مع المراقب المالي العام، يجب أن يضمن ضابط الانفاق ان كافة المستندات المطلوبة قد تم تقديمها. 2- ان مكتب المشاريع والعقود لهذا العمل هو المراقب المالي العام لمجموعة الدعم للمنطقة المشتركة في وسط العراق، المقدم فنست ميللر على رقم الهاتف: DSN 8625-239-318 كنيث أر داهل عقيد في الجيش الأميركي القائد 52