المفتش العام الخاص بإعادة إعمار العراق 26 تموز /يوليو 2005 مذكرة إلى مدير مكتب المشاريع والعقود في العراق، والقائد العام للقيادة المشتركة للعقود في العراق/أفغانستان الموضوع: عرض معلومات موجز مؤقت إلى مكتب المشاريع والعقود في العراق، والى القيادة المشتركة للعقود في العراق حول التدقيق الخاص بعملية منح المكافآت. (SIGIR 05-010 التقرير رقم) يتمثّل الغرض من منح المكافأة في مكافأة المقاولين على الامتياز في أدائهم، المقاس وفقاً للمعايير الواردة والمحددة في العقود. أهمية المعايير الجيدة، بما فيها المقاييس المعرفة، تساعد مسؤولي التقييم لدى كل من المقاول والحكومة في تقييهم لمستوى أداء المقاول. إضافة إلى ذلك، فإن هذه المنهجية الثابتة تشجع المقاولين على السعي لبلوغ الامتياز في الأداء الذي يُشكّل الأساس في تحقيق غرض منح مكافأة للمقاولين. تنقل إليكم هذه المذكرة المعلومات شرائح الصور تحمل عنوان "عرض معلومات موجز مؤقت إلى مكتب المشاريع والعقود في العراق والى القيادة المشتركة للعقود في العراق، حول التدقيق الخاص بعملية منح المكافآت، المؤرخ في 19 تموز /يوليو 2005"، والمستخدم لإعطاء معلومات موجزة إلى المسؤولين في مكتب المشاريع والعقود في العراق وفي القيادة المشتركة المعقود حول مسائل تتعلق بمنح المكافآت. ولما كان أحد أهداف المفتش العام الخاص تقديم معلومات في الوقت المناسب كي يصبح بالإمكان اتخاذ الإجراءات السريعة عند الحاجة لإدخال تحسينات على إدارة المشاريع، فان هذا الموجز المؤقت يُقدم لكم لكي تبادروا في الوقت المناسب إلى اتخاذ الإجراءات المُتعلقة بفرص إدخال التحسينات من أجل: 400 Army Navy Drive • Arlington, Virginia 22202 • خطط منح المكافآت • المقاييس المستخدمة لقياس أداء المقاولين • المنهجيات المستخدمة لمكافأة المقاولين للامتياز في أدائهم • حفظ السجلات الإجمالي المطلوب في هذه العملية قدم هذا العرض الموجز المؤقت خمس توصيات. فكما تم الاتفاق عليه خلال العرض الموجز، قدم مسؤولو الإدارة في مكتب المشاريع والعقود في العراق وفي القيادة المشتركة للعقود في العراق، ملاحظات شفوية. وباختصار، وافق المسؤولون في كلا المنظمتين على توصياتنا لأجل تحسين توثيق عملية منح المكافأة. وأعلن هؤلاء المسؤولون انهم كانوا بصدد اتخاذ إجراءات إضافية لتحسين توثيق عملية منح المكافآت والملفات المتعلقة بها، وقد زودونا أيضاً مسودة السياسة والإجراءات الجديدة لعملية منح المكافات. غير ان كلا من المسؤولين في مكتب المشاريع والعقود في العراق، وفي القيادة المشتركة المعقود في العراق، قد صرحوا انهم سوف يقيّمون أثر توصياتنا لتغيير منهجية منح المكافآت على أساس كيفية منح المكافآت حاليا للمقاولين. وقد طالبوا بمنحهم فرصة لكي يعرضوا أمامنا معلومات موجزة عن نتائج تقييمهم لهذا الأثر قبل إنجاز التدقيق الخاص بالموضوع. وقد وافقنا على ذلك، وكما أشرنا في الموجز الذي قدمناه إلى المسؤولين في مكتب العقود والمشاريع في العراق وفي القيادة المشتركة للعقود في العراق، فإننا نواصل تقييمنا للمنظمات الحكومية الأميركية الأخرى التي تتضمن عقودها منح مكافأة مُمولة من صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق. وسوف نقدّم تقارير حول تلك النتائج والإجراءات المتخذة من جانب تلك المنظمات في تقرير تدقيق لاحق. أجرينا هذا التدقيق وفقاً لواجباتنا القانونية المنصوص عنها في القانون العام 106-108، كما تمّ تعديله، والذي يفرض إجراء تدقيق مستقل وموضوعي يتعلق بالبرامج والعمليات الممولة من الأموال المخصصة أو المتوفرة عن طريق صندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق. يفرض القانون العام 106-108، كما تمّ تعديله، بأن نؤمن القيادة المستقلة والموضوعية، كما تنسيق وتقديم التوصيات بشأن السياسات المصممة لتعزيز الاقتصاد، والفعالية، والكفاءة في إدارة هذه 11 لبرامج والمشاريع، ومنع الهدر والاحتيال، وإساءة الاستخدام، والكشف عنها. تمت مراجعتنا لهذه القضايا وفقا لمعايير التدقيق الحكومية المقبولة على العموم. سوف نرسل نسخاً عن هذه المذكرة إلى وزيرة الخارجية، والى وزير الدفاع والى لجان ختارة في الكونغرس، والى الأطراف الأخرى المعنية. وسوف تكون هذه المذكرة متوفرة أيضاً على موقع مكتب المفتش العام الخاص بإعادة إعمار العراق، على الإنترنت: http://www.sigir.mil إننا نقدر حسن معاملتكم لموظفينا. للمزيد من المعلومات حول تقرير هذا الموجز المؤقت لمعلومات، الرجاء الاتصال بالسيد جيمس بي ميتشل على jim.mitchel@sigir.mil. أو على رقم الهاتف 703) 428-1100). tno Jawef. ستيوارت دبليو بووين، جونيور المفتش العام iii المفتش العام الخاص بإعادة إعمار العراق عرض معلومات موجز مؤقت إلى مكتب المشاريع والعقود في العراق وإلى القيادة المشتركة للعقود في العراق التدقيق في عملية منح مكافآت العقود تموز /يوليو 2005 الخلفية ن وزير الجيش كوكيل تنفيذي لدعم مكتب إعادة الإعمار والمساعدات الإنسانية. م توسيع دور الجيش الداعم ليشمل سلطة الإئتلاف المؤقتة. 200 - خصّص الكونغرس 18,6 مليار دولار لصندوق إغاثة وإعادة إعمار العراق منها 18,4 -اق . - تمّ توضيح دور الجيش ليشمل دعم برنامج المشتريات والإدارة التابع لسلطة الإئتلاف المؤقتة اصل الرئيس الدور الداعم لوزارة الدفاع عن طريق إنشاء مكتب المشاريع والعقود. ي العراق (PCO-I) مسؤول عن جميع النشاطات التي لها علاقة بالبرامج والمشاريع والأصول، لهذا الجزء من جهود إعادة الإعمار التي تقوم بها الولايات المتحدة. . في العراق ICC-I) تؤمن الدعم التشغيلي للعقود لرئيس البعثة، وللقوات المتعددة الجنسيات في والعقود في العراق (PCO-I). التعريفات عقد الكلفة زائد المكافأة هو نوع من عقود تسديد الكلفة مع مبلغ مُقدّر للعقد لأجر الوارد في عقد الكلفة زائد المكافأة يتكوّن من: جر الأساسي) الذي لا يتغير طبقاً للأداء. الأجر الأساسي مبلغ مُحدّد يدفع خصّص لتعويض المقاول بالنسبة لعوامل مثل تحمل المخاطر، والاستثمار، التعريفات (تابع) كافآت مبلغاً إضافياً من الأموال تتوفر للمقاول تقديراً لأدائه الذي يدل على يذ عقد إفرادي بهدف إنجاز المهام والوظائف المذكورة في العقد. منح للامتياز في الأداء لدى قياسه حسب المعايير المُعرّف عنها والمؤسسة أة تقوم على مدة العقد، كما أن معظم فترات العقود نصف سنوية وتبدأ عند التعريفات (تابع) يقيم إجمالي أداء المقاول ويوصي بمبلغ المكافأة إلى المسؤول الرسمي عن تحديد قري SIT يد قيمة المكافآت (AFDO) - موظف رسمي رئيسي يُعيّنه المساعد الرئيسي لمسؤول عن العقود المكافآت (AFEB) ولتحديد قيمة المكافأة التي ستدفع للمقاول. إطلاع يومي او متكرر على أداء المقاول. مختصرات إضافية W914NS-04 W914NS-0 المشتريات الفدرالية الدفاعية ، للمشتريات (أو التزويد) النطاق قمنا بمراجعة 18 عقداً على أساس الكلفة زائد المكافأة، كانت قد مُنحت بين كانون الثاني/يناير 20، من جانب ست منظمات مختلفة مسؤولة عن المشتريات. رة التي تمّت مراجعتها مكوّنة من 11 عقد تصميم وبناء قُدّرت قيمتها بحوالي 6,75 مليار دولار دارة ودعم البرامج (PMAS) قُدّرت قيمتها بأكثر من 200 مليون دولار. لدى القيادة المشتركة للعقود في العراق (ICC-I). المكافآت لدى المسؤول الرسمي عن تحديد قيمة المكافأة (AFDO). المنهجية ي للمشتريات (FAR) وملحق قانون المشتريات الفدرالية الدفاعية (DFARS)، وملحق القانون الأميركي (AFARS) للاسترشاد بخصوص قيمة المكافآت. ترشاد من وكالات تدقيق أخرى قامت بتدقيق قيمة المكافآت، وراجعنا تقرير وكالة تدقيق الجيش، عماً لإعادة إعمار العراق"، الصادر في 26 أيار/مايو 2005. جرائية من وكالة العقود التابعة للجيش الأميركي (ACA). امر المهمات مع موظفين رئيسيين في مكتب المشاريع والعقود في العراق وفي القيادة المشتركة وعة" للعقود المحفوظة لدى القيادة المشتركة للعقود في العراق. لإلكترونية لدى القيادة المشتركة للعقود، بما في ذلك المراسلات الإلكترونية، والمستندات "وورد" التفصيلية "أكسل" (EXCEL spreadsheets)، وملفات الصور (PDF) غير الموجودة في النسخ سمي عن تحديد قيمة المكافأة (AFDO) من تقييمات مجلس تقييم المكافأة (AFEB) التي أُجريت والثانية من فترات منح المكافآت. المعايير لفة زائد المكافأة د الكلفة زائد المكافأة قود الكلفة زائد المكافأة اء منح المكافأة الهدف 1 إذا كانت قيم المكافآت قد تمت مراجعتها بصورة كافية، وتمت الموافقة عليها بصورة صحيحة، 10 كانت أهدافنا المُعيّنة التأكد: س تقييم منح المكافآت ووضع السياسات ذات الصلة واتخاذ الإجراءات المناسبة وجرى تطبيقها لمكافآت. افآت قد عيّنت بوضوح المعايير اللازمة لتقييم المكافآت من أجل تقدير أداء المقاول وتحديد مبلغ ت الأداء قد وضعت بصورة صحيحة. ت الأداء قد تمّ تعريفها بصورة صحيحة. 11 كانت أهدافنا المُعيّنة التأكد: (تابع) يم المكافآت كانت تدعمها تقييمات صحيحة لأداء المقاول. كان مُوثقاً بتفصيل كاف لإظهار أن النزاهة في عملية منح المكافأة قد تمت المحافظة عليه. 12 نتائج المراجعة هل تمّ تشكيل مجلس تقييم المكافآت؟ نعم هل تمّ وضع السياسات والإجراءات الكافية ذات الصلة (بالموضوع)؟ نعم هل تمّ تطبيق السياسات والإجراءات بصورة متماثلة؟ كلا 13 ملخص حول عدم التماثل في تطبيق السياسات والإجراءات مكان الوثائق الخاصة بتعيين رئيس مجلس تقييم المكافآت، وأعضاء المجلس الآخرين، ومراقبي المكافآت فآت: لم يكن هناك أي توثيق لتعيين رئيس للمجلس في 9 عقود من أصل 18 عقداً تمت مراجعتها. آت: لم يكن هناك أي توثيق لتعيين رئيس للمجلس في 7 عقود من أصل 18 عقداً تمت مراجعتها. م المكافآت فآت: لم يكن هناك أي توثيق لتعيين رئيس للمجلس في 14 عقداً من أصل 18 عقداً تمت مراجعتها آت: لم يكن هناك أي توثيق لتعيين رئيس للمجلس في 12 عقداً من أصل 18 عقداً تمت مراجعتها. 14 خص حول عدم التماثل في تطبيق السياسات والإجراءات (تابع) فآت: لم يكن هناك توثيق لتعيين المراقبين في 13 عقداً من أصل 18 عقداً تمت مراجعتها. آت: لم يكن هناك توثيق لتعيين المراقبين في 12 عقداً من أصل 18 عقداً تمت مراجعتها. محدودة تدعم إجراء تقييمات شهرية للعقود. هرية عن الأداء فآت: لم تظهر أية أدلة عن إجراء رصد شهري للأداء في 13 عقداً من أصل 18 عقداً تمت مراجعتها. آت: لم تُظهر أية أدلة على قيام رصد شهري للأداء في 12 عقداً من أصل 18 عقداً تمت مراجعتها. 15 خص حول عدم التماثل في تطبيق السياسات والإجراءات (تابع) ة لمجلس تقييم المكافآت ى لمنح المكافآت: لم تُظهر أي أدلة على عقد اجتماعات شهرية في 16 عقداً من أصل 18 عقداً تمت آت: لم تظهر أي أدلة على عقد اجتماعات شهرية في 13 عقداً من أصل 18 عقداً تمت مراجعتها. مقاولين لم تكن دائماً موجودة في الملفات. فآت: لم تظهر أي أدلة على تقييم ذاتي للعقود في 9 عقود من أصل 18 عقداً تمت مراجعتها. : لم تظهر أي أدلة على تقييم ذاتي للعقود في 5 عقود من أصل 18 عقداً تمت مراجعتها. 16 أمثلة عن عدم التقيّد بالمعايير عند منح المكافآت ا الممنوح إلى شركة فوستر ويلر . قضي بعقد اجتماعات أداء شهرية مع تغذية معلومات استرجاعية للمقاول. ى (آذار/مارس - أيلول/سبتمبر 2004) قرر مجلس تقييم المكافآت منح درجة مكافأة تبلغ نسبتها دولار. افأة التي استندت إلى عدم عقد اجتماعات أداء شهرية او تغذية معلومات استرجاعية للأداء. مة الأميركية درجة قدرها 50% أدت الى منح مكافأة بقيمة 439،145 دولاراً دُفعت من خزّان يده 291،878 دولار . م هذه المكافأة تمّ توقيعه في 5 شباط/فبراير 2005. 17 نتائج المراجعة كافآت بوضوح المعيار المُحدّد لتقييم المكافآت وهل حددت مؤشرات الأداء بصورة صحيحة؟ كلا ولم يتمّ استخدام إلاّ القليل من نظم القياس. نظم القياس المعينة تشمل الفترات الزمنية المُحددة، ومعدلات الخطأ المقبول، الخ... 18 ثلة عن وضع متطلبات (شروط) دون نظم قياس محددة في خطط منح المكافآت ي - تمّ استخدام عبارات، مثل "في الوقت المناسب، والدقة، واكتمال الأداء" على أنها الشرط. تخدام عبارات، مثل "الحفاظ على إجراءات رقابة فعالة على الكلفة..." على أنها الشرط. استخدام عبارات، مثل "خفض إعادة الأشغال الى الحد الأدنى" على أنه الشرط. دام عبارات، مثل "التوظيف الفاعل والاندماج للنساء العراقيات" على أنه الشرط. 19 الخلاصة دون وضع نظم قياس محددة قابلة للتعريف قد ينتج عنه تقييمات مبالغ فيها للغاية لأداء المقاول. تائج التي وردت في تقرير وكالة التدقيق التابعة للجيش بعنوان: "إدارة برنامج دعم إعادة إعمار يارامايو 02005 20 تائج درجات الأداء في الفترة الثانية لتقييم العقود من الموظف المسؤول عن تحديد قيمة المكافأة يميم وبناء التي تمت مراجعتها : الدرجة المتوسطة للتصنيف المحددة بب 66,9% الدرجة المتوسطة للتصنيف المحددة ب 67,3% الدرجة المتوسطة للتصنيف المحددة ما بين 84,7% و 86,6% الدرجة المصنفة ممتازة والمحددة ما بين 93,8% و 96% إدارة ودعم تمت مراجعتها: لى درجة تصنيف جيد جداً قدرها 78,3% على درجة تصنيف ممتازة بين 93,5% و 98,7% 21 نتائج المراجعة فآت حوافز للمقاول كي يسعى جاهداً لبذل الجهود النوعية لأجل أداء أرفع؟ فاوتات في احتسابات المكافآت في خطط منح المكافآت الحالية ن أصل 18 خطة تتطلب مكافآت تقوم على النسبة المئوية من الدرجة المسجلة (مثلاً، ان درجة تج عنها استلام 70% من خزّان المكافآت، ودرجة الأداء البالغة 80% تنال 80% من خزّان ة لمنح المكافآت للعقدين D-001 وD-002، تتطلبان مكافآت تقوم على عدم منح أي مكافأة لدرجة تؤدي الى نيل 40% من خزّان المكافآت لدرجة أداء نسبتها 80%، والى نيل 80% من خزّان 0%90 23 معايير الخطط الحالية لمنح المكافآة الفدرالي لمشتريات الجيش الأميركي "AFARS 5116.405-2: "...لا يجوز ان ينال المقاولون أي الأساسي) لمجرد كونهم لبّوا شروط العقد..." 24 نتيجة الخطط الحالية لمنح المكافآت فأة يبلغ 3% بالنسبة ل 16 عقداً من أصل 18 عقداً، وهو أعلى أساس يَسمح به ملحق قانون بة. مل 18 عقد من عقود إدارة ودعم البرنامج، تسمح الخطط الحالية لمنح المكافآت بمنح 60% الى لمكافآت لبعض أنواع الأداء التي تفوق المقاييس مع وجود عدة نقاط ضعف في الأداء. م وبناء من أصل 18 عقداً، تسمح الخطط الحالية لمنح المكافآت بمنح ما بين 50% و74% من ئج المتوسطة. 25 بة المئوية التي يمكن نيلها من خزّن المكافآت في الخطط الحالية لمنح المكافآت 100 - عقود برامج الإدارة والدعم (7 من 18) 80 - عقود التصميم والبناء (9 من 18) - عقود 2) D-001/D-002 من 18) 60 النسبة المئوية من الأجر 40 الممنوح 20 11111T71 1117117 30 40 50 70 20 80 60 10 درجة الأداء 26 أسلوب بديل لتوزيع منح المكافآت يش يُعرف السلّم المُكعّب على انه السلم الذي يكافئ بالصورة الصحيحة الأداء الرفيع. تعديل من جانب واحد للعقود القائمة. تحليل مقارن لسلم درجات النتائج الحالي والسلم المُكعب D-001/D-00 — مُكعّب — عقود برامج الإدارة والدعم 100 - تصميم وبناء 80 النسبة المئوية للمكافأة 20 0 70 50 60 40 درجة الأداء قيمة منح المكافآت المستلمة باستخدام الاستراتيجية المُكعبة مقابل الأسلوب الحالي مكافآت تستخدم الاستراتيجية المكافآت الحالية التي تستخد استراتيجية المكافآت القائمة المُكعّبة لمنح المكافآت اء التي تمت مراجعتها: صفر دولار منيف قدرها 66,9% صفر دولار 309،436 1،666،772 قدرها 67,3% 21،884،504 137،642،27 - من 84,7% الى 86,6% 016،536،20 281،062،21 ن 93,8% الى 96% نامج تمت مراجعتها: 86،667 49،787 0 من 78,3% 620،479،9 239،327،9 ن 93,5% الى 98,7% 29 الخلاصة ريع والعقود في العراق (PCO-I) والقيادة المشتركة للعقود في العراق (JCC-I) مبادرين بنشاط حيحية. تشمل الأمثلة البارزة ما يلي: لفات العقود كما تمّ تحسين نظام حفظ الملفات. كة للعقود في العراق بتدريبات إضافية في ما يتعلق بمنح المكافآت وبالعمليات الواجب استخدامها. عن تحديد قيمة المكافآت والقيادة المشتركة للعقود في العراق أعدّا مسودّة سياسات مجلس تقييم المكافآت حول مسؤوليات تقييم وإدارة المكافآت. تشمل تلك السياسات وجوب ان يكون موظف العقود عضواً في ت لضمان نزاهة العقود، والتقيد بالعقود، ووضع جميع ملفات العقود في موقع مركزي. كافآت عن طريق تطبيق منهجية بديلة (مثلاً السلّم المُكعّب) في تحديد قيمة المكافأة. سوف يشجع ذل الجهود النوعية بغية إنجاز المهام والوظائف المذكورة في العقد للحصول على مكافأة الأداء 30 أ الى نتائجنا المؤقتة، نوصي بأن يعمد مكتب المشاريع والعقود - العراق والقيادة المشتركة للعقود في العراق، إلى: العقود المُعدّة لرئيس مجلس تقييم المكافآت، ولأعضاء مجلس تقييم المكافآت، ولمراقبي الأداء. لضمان : هرية م المقاولين المناقشة ما إذا كانت التقييمات الشهرية مُوثقة ن في موقع مركزي إلى نتائجنا المؤقتة، نوصي بان يعمد مكتب المشاريع والعقود لعراق والقيادة المشتركة للعقود في العراق، إلى: (يتبع) فآت لتعريف المعيار المُحدّد لتقييم المكافآت بصورة أكثر وضوحاً، بغية تقييم أداء المقاول (مثلاً، مايير القابلة للقياس الكمّي لأجل التمييز بين صاحب الأداء السيئ وصاحب الأداء الممتاز). ل استخدام أسلوب لتطبيق منح المكافآت يؤدي إلى توفير المزيد من الحوافز للمقاولين كي يحققوا 32 أعضاء فريق التدقيق ، مكتب مساعد المفتش العام للتدقيق، ومكتب المفتش العام الخاص بإعادة إعمار العراق. أعضاء ضمون: وت 33 أسئلة - ملاحظات 34